Checklist para organizar un evento deportivo de networking
Un evento deportivo de networking necesita dos planes coordinados: la parte social y la actividad física. Esta checklist reúne 71 tareas y 64 artículos para controlar las inscripciones, las preferencias deportivas y dietéticas, los grupos, los monitores y el montaje. Empieza por cerrar el lugar y las reservas, y deja para el día anterior las acreditaciones, el programa, las bebidas y el material. Así evitas improvisar cuando lleguen los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preferencias deportivas
Enviar confirmaciones de inscripción
Reservar el lugar
Reservar monitores deportivos
Reservar el catering
Elaborar el programa
2 personas
Elegir actividades deportivas
2 personas
Hacer la distribución de los grupos deportivos
Comprobar datos de contacto
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el programa
Enviar indicaciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Cargar el equipo técnico
Imprimir el plan de trabajo
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Delimitar los campos deportivos
3 personas
Preparar el material deportivo
2 personas
Clasificar las acreditaciones
2 personas
Colocar carteles de bienvenida
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Acompañar la recepción
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Presentar la apertura
Dar la instrucción deportiva
4 personas
Guiar a los grupos deportivos
6 personas
Cambiar material deportivo
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Fotografiar a los participantes
Anotar los resultados deportivos
2 personas
Inaugurar el cóctel de networking
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Facilitar conversaciones de networking
2 personas
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Presentar el cierre
Acompañar la salida
3 personas
Recopilar el libro de firmas
Seguimiento
Reunir material deportivo
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empacar el equipo técnico
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir los contactos de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 90
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 3
- Manteleríacant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Copas de vino reutilizablescant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 10
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Altavoces inalámbricoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Portátil
- Baterías externas recargablescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 6
- Voleibolcant. 4
- Balones de baloncestocant. 4
- Pelotas de teniscant. 30
- Balones de Pannacant. 4
- Chalecos deportivoscant. 40
- Discos de marcajecant. 40
- Conoscant. 30
- Cintas de salida y metacant. 4
- Silbatoscant. 6
- Marcadorescant. 4
- Colchonetas deportivascant. 12
- Toallascant. 30
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portabadgescant. 100
- Manteles de las mesas de registrocant. 2
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Libros de firmascant. 2
Decoración
- Carteles de bienvenidacant. 4
- Pósteres del programacant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuchillos de servircant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Abrebotellascant. 4
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 10
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de repartir los grupos. Recoge con tiempo las preferencias deportivas y dietéticas, comprueba los datos de contacto y envía una confirmación con el programa y las indicaciones.
- Reserva el lugar, los monitores y el catering en la misma fase de planificación. Si esperas a tener la lista definitiva, puedes quedarte sin monitores o recibir un menú que no cubra las necesidades registradas.
- Prepara un programa con horarios concretos para la recepción, las actividades y las pausas. Imprime copias para el mostrador de inscripción y lleva también el plan de trabajo para que el equipo sepa quién hace cada tarea.
- Haz una comprobación del material deportivo y del equipo técnico el día anterior. Cuenta balones, conos, discos de marcaje y chalecos, y revisa altavoces, micrófonos, baterías, cables y regletas antes de cargarlos.
- No dejes las bebidas y el montaje para la última hora. Enfría las bebidas con antelación, comprueba la lista de la compra y monta primero el mostrador de inscripción, las mesas, las sillas y los percheros.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un evento deportivo de networking?
- Ciérralas al menos 5 días antes del evento para poder confirmar contactos, preferencias dietéticas y deportivas y formar los grupos. Envía la confirmación definitiva entre 3 y 4 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que reservar los monitores deportivos?
- Resérvalos como mínimo 3 semanas antes, especialmente si necesitas varias disciplinas. Confirma horarios, número de grupos y material necesario una semana antes.
- ¿Cuándo se prepara el material para el evento?
- Haz el inventario completo el día anterior y carga el equipo técnico después de comprobarlo. Deja preparados también los balones, chalecos, conos, discos y cintas de salida y meta.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de un evento deportivo de networking?
- Revisa el pronóstico del tiempo, la lista de la compra, las bebidas, las acreditaciones, el programa impreso y los datos de contacto. Comprueba además que el material deportivo y el equipo técnico estén completos y cargados.
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