Checklist voor een sportklimwedstrijd organiseren
Een sportklimwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen routes bouwen en deelnemers inschrijven. Leg eerst het wedstrijdformat, reglement en de locatie vast; daarna volgen routebouw, jury, startgroepen en veiligheidsafspraken. Controleer klim- en routebouwmateriaal ruim vooraf en plan op de wedstrijddag duidelijke momenten voor registratie, briefing en scoring. Deze checklist helpt je de 71 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment opvallen, zoals gekoelde catering, geprinte scoreformulieren en een noodprocedure.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Wedstrijdkalender controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Routebouwers vastleggen
Juryleden vastleggen
Wedstrijdverzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Startgroepen indelen
2 personen
Routeontwerpen uitwerken
3 personen
Noodprocedure afstemmen
3 personen
Catering bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Startlijsten afdrukken
Scoreformulieren afdrukken
Routebouwmateriaal controleren
2 personen
Klimmateriaal inspecteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Wedstrijdinformatie klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Klimwanden vrijmaken
3 personen
Wedstrijdroutes bouwen
4 personen
Routes nummeren
2 personen
Routes laten controleren
3 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Wachtruimte inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Nummerbibs klaarleggen
2 personen
Scoremateriaal klaarleggen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers registreren
4 personen
Startbibs uitdelen
2 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Klimveiligheid controleren
3 personen
Wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Scores registreren
3 personen
Juryvragen afhandelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Klimmateriaal tussentijds controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale voorbereiden
4 personen
Finale begeleiden
8 personen
Finalescores controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publiek uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Catering afsluiten
2 personen
Klimroutes demonteren
4 personen
Klimmateriaal sorteren
3 personen
Scoremateriaal archiveren
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Restanten opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 20
Sportmateriaal
- Klimtouwenaantal 12
- Klimharnassenaantal 12
- Helmenaantal 12
- Zekerapparatenaantal 12
- Karabinersaantal 24
- Zekerlijnenaantal 12
- Klimtouwen voor routesaantal 12
- Crashpadsaantal 8
- Klimzakkenaantal 12
- Klimborstelsaantal 12
- Klimgrepenaantal 120
- Grepenboutenaantal 160
- Routekaartenaantal 30
- Routebordjesaantal 30
- Mattenaantal 12
- Gereedschapskistenaantal 3
- Inbussleutelsaantal 12
- Momentsleutelsaantal 3
- Valhelmen voor routebouwaantal 4
- Stofbrillenaantal 4
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 10
Verlichting
- LED-werklampenaantal 6
- Batterijlampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 10
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Startnummerbibsaantal 100
- Naamkaartjesaantal 100
- Wedstrijdpostersaantal 10
- Richtingspijlenaantal 20
- Podiumbordjesaantal 3
- Medaillesaantal 12
- Prijzenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie voordat je inschrijvingen opent en controleer direct of er voldoende klimruimte, opslag, tafels en stroompunten zijn voor laptop, printer en routebouwmateriaal.
- Leg het wedstrijdformat en reglement minimaal 6 weken vooraf vast. Daarmee kun je startgroepen, routekaarten, jury-instructies en uitnodigingen zonder latere wijzigingen voorbereiden.
- Plan routebouw en materiaalinspectie niet op dezelfde dag als de wedstrijd. Controleer touwen, harnassen, helmen, zekerapparaten, karabiners, matten, grepen en gereedschap uiterlijk 1 week vooraf.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en geef elke post een tijdstip en vervanger. Denk naast jury en registratie ook aan routebouwondersteuning, catering, materiaalbeheer en noodhulp.
- Print startlijsten en scoreformulieren op de dag vóór de wedstrijd en leg wedstrijdinformatie per post klaar. Test de printer, tablets, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportklimwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je format, locatie, kalender en reglement vast; daarna regel je routebouwers, jury, inschrijving en vrijwilligers.
- Wanneer moet de inschrijving voor een sportklimwedstrijd open?
- Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de wedstrijd, zodra locatie, format en reglement definitief zijn. Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je deelnemers kunt bevestigen en startgroepen kunt indelen.
- Hoeveel routebouwers en juryleden heb ik nodig?
- Dat hangt af van het aantal klimwanden en categorieën, maar plan minimaal 2 routebouwers voor het uitwerken en controleren van routes en wijs per wedstrijdonderdeel een juryverantwoordelijke aan. Leg de definitieve bezetting uiterlijk 3 weken vooraf vast.
- Wanneer controleer ik het klimmateriaal voor de wedstrijd?
- Doe een volledige inspectie uiterlijk 1 week vooraf en een korte visuele controle op de wedstrijddag. Controleer onder meer touwen, harnassen, helmen, zekerapparaten, karabiners, matten, crashpads en zekerlijnen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!