Sportdag organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en ballen klaarzetten. Je regelt eerst de locatie, deelnemers en teams, daarna het wedstrijdschema, materiaal en eten. Plan tegelijk een slechtweerlocatie, want partytenten lossen niet elk weerprobleem op. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, zichtbare spelregels en materiaal per onderdeel. Met deze checklist houd je 46 taken en 49 spullen overzichtelijk bij, van de eerste reservering tot het opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sportlocatie reserveren
Slechtweerlocatie reserveren
Sportmateriaal reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en teams maken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Teamkaarten klaarleggen
Locatie controleren
2 personen
Veldlijnen controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Teams naar velden begeleiden
4 personen
Sportonderdelen begeleiden
8 personen
Scores en tijden registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Finales begeleiden
5 personen
Buffet serveren
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Sportmateriaal retourneren
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Volleybalnet
Tennisracketsaantal 12
Tennisballenaantal 24
Frisbeesaantal 8
Estafettestokkenaantal 8
Springtouwenaantal 8
Hindernissenaantal 12
Markeerschijvenaantal 40
Pionnenaantal 30
Teamhesjesaantal 70
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Medische sporttapeaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Megafon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalknijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sportlocatie en een slechtweerlocatie zodra je de datum hebt. Controleer uiterlijk één week vooraf of beide locaties beschikbaar zijn en of je stroom, tafels en overkapping kunt gebruiken.
Verwerk aanmeldingen niet pas op de laatste dag. Maak na de sluitingsdatum de deelnemerslijst, verzamel dieetwensen en verdeel de deelnemers over evenwichtige teams voordat je teamkaarten en het schema afdrukt.
Leg per sport een aparte materiaalset klaar. Tel ballen, rackets, pionnen, hesjes, stopwatches en fluitjes vooraf en controleer het volleybalnet, scoreborden en markeringen voordat de deelnemers arriveren.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst velden uitzetten en veldlijnen controleren, daarna sportmateriaal klaarleggen en pas dan buffet, ontvangsttafel en stoelen plaatsen. Reken voor de opbouw minstens 90 minuten.
Test geluid, muziek en stroom vóór de start. Controleer bluetoothspeaker, megafon, verlengkabels en stekkerdozen en leg medische sporttape op een vaste plek bij de organisatie- of ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, slechtweeroptie en sportmateriaal. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de sportdag.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een sportdag op te bouwen?: Plan minstens 90 minuten voor de opbouw op locatie. Bij partytenten, meerdere sportvelden en een buffet is 2 uur realistischer, zodat je ook het geluid en alle materialen kunt testen.
Wanneer maak ik teams en het wedstrijdschema voor een sportdag?: Maak teams en het schema zodra de aanmeldingen zijn gesloten, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Druk het wedstrijdschema en de deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af.
Wat regel ik voor slecht weer tijdens een sportdag?: Reserveer bij het vastleggen van de sportlocatie meteen een slechtweerlocatie. Controleer die optie uiterlijk 3 dagen vooraf en informeer deelnemers zodra je besluit het programma te verplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.