Organiser une journée sportive sans rien oublier

Une journée sportive demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut prévoir les inscriptions, répartir les participants en équipes, préparer les règles et organiser un plan B en cas de pluie. Cette checklist de 46 tâches et 49 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des terrains, de l’accueil et du buffet. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard : lignes de terrain, chasubles, chronomètres, boissons fraîches et besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu sportif
Réserver un lieu de repli en cas de mauvais temps
Réserver le matériel sportif
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme et les équipes
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Imprimer le planning du match
Imprimer la liste des participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Préparer les cartes d’équipe
Vérifier le lieu
2 personnes
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Tester le son et la musique
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les équipes vers les terrains
4 personnes
Encadrer les épreuves sportives
8 personnes
Enregistrer les scores et les temps
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Restituer le matériel de sport
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Filet de volley-ball
Raquettes de tennisqté 12
Balles de tennisqté 24
Frisbeesqté 8
Témoins de relaisqté 8
Cordes à sauterqté 8
Obstaclesqté 12
Disques de marquageqté 40
Cônesqté 30
Chasubles d’équipeqté 70
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Ruban médical de sportqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Enceinte Bluetooth
Mégaphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 70
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu sportif et un lieu de repli dès que la date est fixée. Pour une journée extérieure, vérifie au moins 7 jours avant si les tentes, les tables et les chaises peuvent être installées sur le site de secours.
Clôture les inscriptions avant de créer les équipes. Prévois au minimum 3 à 5 jours pour recueillir les besoins alimentaires, établir le programme, rédiger le règlement et imprimer la liste des participants.
Contrôle le matériel sportif avant de le récupérer : ballons, filet de volley-ball, cônes, disques de marquage, obstacles, sifflets et chronomètres doivent être comptés et testés, pas seulement réservés.
Prépare le terrain avant l’arrivée du public. Vérifie les lignes, délimite chaque zone et installe les panneaux de score ; garde aussi le ruban médical de sport à la table d’accueil.
Refroidis les boissons la veille et prépare le buffet le jour même. Les glacières, les rallonges, les multiprises et l’enceinte Bluetooth sont souvent oubliées lors de l’installation, alors vérifie-les avec le son et la musique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Les réservations du lieu et du matériel doivent être faites en premier, puis garde les 3 derniers jours pour les achats, les impressions et la préparation du terrain.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de former les équipes et de recueillir les informations alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour une journée sportive ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour les 3 premières heures, puis ajuste selon la chaleur et la durée. Mets-les au frais au moins 12 heures à l’avance et prévois de l’eau accessible près des terrains.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Réserve un lieu de repli en même temps que le site principal, idéalement au moins 2 semaines avant. Communique la décision aux participants 24 heures à l’avance si la météo rend les terrains impraticables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.