Checklist para organizar un día deportivo sin olvidos

Organizar un día deportivo requiere coordinar instalaciones, participantes, equipos, material y comida en un orden claro. Empieza reservando la sede y una alternativa cubierta o para mal tiempo antes de abrir las inscripciones. Después podrás formar los equipos, preparar el programa y comprobar que cada campo y cada elemento están listos. Esta checklist reúne 46 tareas y 49 artículos para llegar al día del evento con la competición, la recepción y el buffet preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sede deportiva
Reservar lugar para mal tiempo
Reservar material deportivo
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear programa y equipos
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Imprimir el calendario de la competición
Imprimir la lista de participantes
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el material deportivo
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la comida
3 personas
Preparar las tarjetas del equipo
Comprobar el lugar
2 personas
Comprobar las líneas del campo
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Probar sonido y música
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
2 personas
Repartir bebidas de bienvenida
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Guiar a los equipos a los campos
4 personas
Acompañar las pruebas deportivas
8 personas
Registrar puntuaciones y tiempos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Acompañar las finales
5 personas
Servir el bufé
4 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Recoger el material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Devolver el material deportivo
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Red de voleibol
Raquetas de teniscant. 12
Pelotas de teniscant. 24
Frisbeescant. 8
Testigos de relevocant. 8
Cuerdas para saltarcant. 8
Obstáculoscant. 12
Discos de marcajecant. 40
Conoscant. 30
Petos de equipocant. 70
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 4
Cinta deportiva médicacant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Equipo

Altavoz Bluetooth
Megáfono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de servircant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 70
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Banderas del equipocant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Pinzas de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sede deportiva y un lugar alternativo para el mal tiempo antes de enviar las invitaciones. Así podrás comunicar desde el principio dónde se celebrará la jornada y evitar cambios de última hora.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Con la lista definitiva de participantes podrás preparar equipos, tarjetas y cantidades de comida sin improvisar.
Prepara el programa, las reglas y el calendario de competición antes de imprimirlos. Imprime también la lista de participantes y deja una copia en la mesa de recepción para resolver rápidamente dudas sobre equipos y horarios.
Comprueba el material deportivo cuando lo recojas, no al empezar el evento. Cuenta balones, raquetas, conos, petos, cronómetros y silbatos, y lleva cinta médica para pequeñas incidencias durante los partidos.
Haz el montaje en este orden: delimita los campos, coloca mesas y sillas, monta las carpas, prepara el material, instala el buffet y prueba el sonido. Enfría las bebidas y prepara la comida después de comprobar que las neveras portátiles y los cables están listos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Reserva la sede y la alternativa para mal tiempo al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones varios días antes de hacer la compra y formar los equipos.
¿Cuándo se deben formar los equipos y preparar el programa?: Hazlo cuando las inscripciones estén cerradas y tengas la lista definitiva de participantes. Intenta terminar los equipos, las reglas y el calendario al menos 3 días antes, para poder imprimirlos y corregir errores.
¿Qué material hace falta para un día deportivo?: Además del material de cada disciplina, calcula elementos de organización como conos, discos de marcaje, petos, marcadores, cronómetros y silbatos. Ten preparado también material de primeros auxilios deportivo, un megáfono o altavoz y alargadores para las zonas que necesiten sonido.
¿Cuándo se monta el recinto el día del evento?: Empieza entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Reserva los primeros 60 a 90 minutos para delimitar los campos, montar carpas, mesas y sillas, y deja tiempo para probar el sonido, preparar la recepción y enfriar las bebidas.

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