Sportdag organiseren: een complete checklist

Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal verzamelen. Je legt eerst datum, locatie en programma vast, daarna regel je deelnemers, teams, scheidsrechters en vrijwilligers. In de laatste week controleer je het draaiboek, de weersverwachting en alle materialen voor de verschillende onderdelen. Op de dag zelf draait het om een duidelijke inschrijftafel, goed gemarkeerde velden, zichtbare teamhesjes en wedstrijdmateriaal dat per onderdeel klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijsten bijwerken
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Teamhesjes sorteren
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Prijslintjes en medailles klaarleggen
2 personen

Event

Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams indelen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Eerste sportronde begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Wedstrijdstanden noteren
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Sportvelden aanpassen
4 personen
Tweede sportronde begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Blessures registreren
Finales voorbereiden
3 personen
Finales begeleiden
6 personen
Barbecue voorbereiden
4 personen
Barbecue serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vegetarische maaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Medailles uitreiken
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Fotomateriaal verzamelen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Inschrijftafel
Tafelkleedklemmenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 24
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Speedladdersaantal 3
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Estafettestokkenaantal 10
Frisbeesaantal 8
Hesjes blauwaantal 12
Hesjes roodaantal 12
Hesjes geelaantal 12
Hesjes groenaantal 12
Voetbaldoelenaantal 4
Volleybalnet
Basketbalstandaardaantal 2
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 100
Medaillesaantal 24
Prijslintjesaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
IJscompressenaantal 12
Zonwerende parasolsaantal 4
Afzetlintaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Start- en finishlintaantal 2
Bordjesaantal 20
Pijlenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasteilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koekenpannenaantal 2

Tips

Leg het sportprogramma uiterlijk 4 weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de speeltijd, rusttijd, veldindeling en benodigde scheidsrechter, zodat je later geen onderdelen hoeft in te korten.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam, maar ook op team, dieetwens en contactgegevens. Werk de deelnemerslijst tot 2 dagen voor de sportdag bij en maak daarna de teamindeling definitief.
Reserveer vrijwilligers en scheidsrechters minimaal 3 weken vooraf. Plan bij een programma van 6 uur minstens 1 coördinator voor de inschrijftafel en per wedstrijdonderdeel een aangewezen begeleider.
Controleer het sportmateriaal 1 week vooraf met het programma ernaast. Tel bijvoorbeeld de ballen, pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches en scoreborden en leg ontbrekende spullen direct apart om te regelen.
Maak de opbouwvolgorde onderdeel van je draaiboek. Zet eerst de partytenten, tafels en stoelen neer, markeer daarna de sportvelden en sluit pas vervolgens de geluidsapparatuur aan; houd minimaal 60 minuten opbouwtijd aan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en sportprogramma. Plan reserveringen, vrijwilligers en scheidsrechters uiterlijk 3 weken voor de sportdag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sportdag op te bouwen?: Reken voor een sportdag met meerdere velden op minimaal 60 tot 90 minuten opbouwtijd. Daarin zet je tenten, tafels en stoelen neer, markeer je de velden en leg je wedstrijdmateriaal klaar.
Wanneer maak je de teamindeling voor een sportdag?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en zet de definitieve teams 2 dagen vooraf vast. Zo kun je hesjes sorteren en scoreborden of wedstrijdschema's voorbereiden.
Wat moet je regelen bij slecht weer tijdens een sportdag?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals de ochtend zelf. Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf welke onderdelen onder partytenten kunnen doorgaan en hoe je deelnemers over een wijziging informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.