Organiser une journée sportive : la checklist complète

Une journée sportive demande plus qu’un programme et quelques ballons. Il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les arbitres, les règles, le matériel et l’installation des terrains dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à avancer des premières réservations jusqu’à l’accueil des participants. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, météo, chasubles par équipe, signalétique, chronométrage et matériel de compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme sportif
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour les listes de participants
Inviter les bénévoles
2 personnes
Finaliser les arbitres
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Informer les participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
Préparer la playlist
Préparer les rubans et les médailles
2 personnes

Événement

Préparer la table d'inscription
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Répartir les équipes
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer le premier tour sportif
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Noter les scores du match
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Aménager les terrains de sport
4 personnes
Encadrer le deuxième tour sportif
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Enregistrer les blessures
Préparer les finales
3 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas végétariens
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les médailles
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le barbecue
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Rassembler le matériel photo
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 4
Table d'inscription
Pinces à nappeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 24
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Échelles rapidesqté 3
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 10
Frisbeesqté 8
Gilets bleusqté 12
Gilets rougesqté 12
Gilets jaunesqté 12
Gilets vertsqté 12
Buts de footballqté 4
Filet de volley-ball
Support de basketqté 2
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Mètres rubansqté 3
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Fiches de matchqté 100
Médaillesqté 24
Étiquettes de prixqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Parasols anti-UVqté 4
Ruban de balisageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Panneauxqté 20
Flèchesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Poêlesqté 2

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les réservations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une date de repli si les activités se déroulent en extérieur et vérifiez les prévisions météo 48 heures avant.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la journée sportive. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour les listes, de répartir les équipes et de recueillir les besoins alimentaires.
Préparez le déroulé imprimé en plusieurs exemplaires : un pour l’accueil, un pour les arbitres et un pour chaque responsable de terrain. Indiquez les horaires, les règles, les rotations et les temps de pause.
Contrôlez le matériel la veille, pas le matin même. Comptez les ballons, cônes, disques de marquage, chronomètres, sifflets, mètres rubans et chasubles bleues, rouges, jaunes et vertes.
Installez la table d’inscription, les tables, les chaises et les tentes avant l’arrivée du premier participant. Délimitez les terrains, testez le matériel audio et gardez les rubans, médailles, stylos et panneaux de score au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée sportive ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, établir le programme et recruter les bénévoles. Finalisez les inscriptions, les équipes, les arbitres et le matériel au plus tard 7 jours avant.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une journée sportive ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de vérifier les listes, équilibrer les équipes, prévoir les chasubles et adapter les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour une journée sportive en extérieur ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez les tentes, l’aménagement des terrains et les informations à transmettre aux participants.
Combien d’arbitres et de bénévoles prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez au minimum 1 arbitre ou responsable par terrain en activité, plus 2 personnes pour l’inscription et l’orientation. Ajoutez 1 bénévole de coordination pour gérer les retards, le matériel et les changements de programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.