Checklist para organizar un día deportivo

Un día deportivo necesita más que reservar un campo y preparar balones. Hay que cerrar el programa, las reglas y las inscripciones con tiempo, y después coordinar equipos, árbitros, voluntarios y material. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden adecuado, desde la elección de la fecha hasta el montaje de la mesa de inscripción, las carpas y los campos. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias alimentarias, el pronóstico y los premios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa deportivo
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar las listas de participantes
Invitar a los voluntarios
2 personas
Contratar árbitros
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Clasificar los petos del equipo
2 personas
Preparar la lista de reproducción de música
Preparar cintas y medallas de premio
2 personas

Evento

Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material de la competición
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Asignar equipos
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Coordinar la primera ronda deportiva
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Anotar los resultados del concurso
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Adaptar los campos deportivos
4 personas
Guiar la segunda ronda deportiva
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Proporcionar la música
Registrar lesiones
Preparar las finales
3 personas
Acompañar las finales
6 personas
Preparar la barbacoa
4 personas
Servir la barbacoa
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir comidas vegetarianas
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar las medallas
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Desmontar el material deportivo
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barbacoa
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Reunir material fotográfico
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 4
Mesa de inscripción
Pinzas para mantelescant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 6
Voleibolcant. 4
Balones de balonmanocant. 6
Pelotas de teniscant. 24
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Escaleras de agilidadcant. 3
Cuerdas para saltarcant. 10
Aroscant. 12
Testigos de relevocant. 10
Frisbeescant. 8
Chalecos azulescant. 12
Chalecos rojoscant. 12
Chalecos amarilloscant. 12
Chalecos verdescant. 12
Porterías de fútbolcant. 4
Red de voleibol
Soporte de baloncestocant. 2
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 6
Cintas métricascant. 3
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Formularios de competicióncant. 100
Medallascant. 24
Etiquetas de preciocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Barbacoacant. 2
Pinzas para barbacoacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Compras

Equipo

Altavoz con bateríacant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Sombrillas de protección solarcant. 4
Cinta de balizamientocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cinta de salida y metacant. 2
Platoscant. 20
Flechascant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Cubetas para lavarcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Sartenescant. 2

Consejos

Fija la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. Cuando sepas qué campos, mesas, sillas y carpas están disponibles, podrás definir un programa realista y evitar cambios posteriores.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y actualiza la lista de participantes al menos una vez antes del evento. Así puedes formar los equipos, asignar petos de colores y detectar preferencias dietéticas pendientes.
Prepara las reglas, los horarios y el plan de trabajo por escrito. Imprime una copia para la mesa de inscripción y entrega a árbitros y voluntarios la información que necesitan antes de que empiecen los partidos.
Revisa el material deportivo por disciplinas, no solo por cajas. Cuenta balones, conos, discos de marcaje, cronómetros, marcadores, silbatos y cintas métricas, y comprueba que las porterías, la red y el soporte estén completos.
Comprueba el pronóstico y comunica cualquier cambio a los participantes antes de salir de casa. Deja preparado el montaje de carpas, mesas, sillas, sonido, campos, premios y mesa de inscripción para que el día empiece sin improvisaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar árbitros e invitar a voluntarios. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes.
¿Cuándo preparo los equipos y el material deportivo?: Forma los equipos entre 2 y 3 días antes, cuando la lista de participantes esté actualizada. Haz una revisión completa del material el día anterior y vuelve a comprobarlo durante el montaje.
¿Qué necesito preparar para la mesa de inscripción?: Ten lista la mesa, el plan de trabajo impreso, la lista actualizada de participantes y varios bolígrafos. Colócala entre 30 y 45 minutos antes del inicio para registrar llegadas y resolver cambios de última hora.
¿Cuándo debo informar a los participantes sobre el programa?: Envía el programa, las reglas, el lugar y la hora de llegada al menos 3 días antes. Si cambia el tiempo, el espacio o el horario, avisa en cuanto lo confirmes y no esperes al mismo día.

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