Checklist voor een goed georganiseerd sportcongres
Een sportcongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt sprekers, presentaties, aanmeldingen, catering, techniek en registratie op elkaar afgestemd. Begin met de locatie, datum en inhoud en werk daarna toe naar deelnemerscommunicatie en de uitvoering. Plan in de laatste week een volledige controle van presentaties, microfoons, laptops, naamkaartjes en dieetwensen. Zo voorkom je dat een spreker zonder juiste adapter staat of dat de registratiebalie pas opent wanneer de eerste deelnemers al binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties opvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Sprekers informeren over tijden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumomgeving inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersbriefing geven
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Tijd per sessie bewaken
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Sprekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 18
- Registratietafel
- Spreektafel
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Presentatielaptopsaantal 2
- Presentatieklikkersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 4
- USB-C-adaptersaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 130
- Waterglazenaantal 130
- Wijnglazenaantal 130
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Besteksetsaantal 130
- Koffielepelsaantal 130
- Serveerbladenaantal 12
- Soeplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 10
- Schaaltjesaantal 20
Decoratie
- Congresbanierenaantal 4
- Tafelkledenaantal 18
- Naamkaartjesaantal 130
- Naambadgehoudersaantal 130
- Bloemstukkenaantal 8
- Pennenaantal 140
- Notitieblokkenaantal 130
- Programmamappenaantal 130
- Pijlbordenaantal 12
- Schilders tapeaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
Sportmateriaal
- Sportballenaantal 8
- Sportkegelsaantal 20
- Weerstandsbandenaantal 20
- Yoga mattenaantal 20
- Stopwatchesaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 2
- Vuilniscontainersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf vast en benader sprekers direct daarna. Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op, zodat je ze op de presentatielaptops kunt controleren.
- Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 werkdagen voor het congres af. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, programma-afdrukken, catering en een aparte controle van dieetwensen.
- Test de techniek minstens 2 uur voor de start in de echte zaal. Controleer per presentatie de beamer, het projectiescherm, HDMI- en USB-C-aansluitingen, presentatieklikkers en draadloze microfoons.
- Richt de registratiebalie minimaal 45 minuten voor ontvangst in. Leg naamkaartjes, deelnemerslijst en programma’s klaar en wijs minstens 2 mensen aan: één voor afvinken en één voor vragen.
- Maak één draaiboek voor de dag zelf en druk minstens 3 exemplaren af. Noteer daarin spreektijden, contactpersonen, pauzemomenten, zaalindeling en wie de locatie opent, techniek controleert en vrijwilligers aanstuurt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportcongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst de locatie en datum, leg daarna het programma en de sprekers vast. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, dieetwensen, techniek en materialen.
- Wanneer moet ik sprekers uitnodigen voor een sportcongres?
- Benader sprekers direct nadat datum, locatie en hoofdthema zijn vastgesteld, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Bevestig hun deelname schriftelijk en vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een sportcongres te testen?
- Plan minimaal 2 uur voor de start een volledige technische test. Controleer elke laptop en presentatie, test microfoons en geluid en leg HDMI-kabels, USB-C-adapters, verlengkabels en stekkerdozen klaar.
- Wanneer moet ik de catering voor een sportcongres bestellen?
- Bestel de catering zodra het aantal deelnemers redelijk bekend is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het congres en geef de definitieve aantallen daarna door.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!