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Sportkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sportkongress braucht früh klare Zuständigkeiten, einen belastbaren Zeitplan und getestete Technik. Reserviere die Location und lege Datum und Programm fest, bevor du Referenten und Einladungen koordinierst. Später kommen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Namensschilder und Catering hinzu. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Registrierungstresen, funktionierende Präsentationen und ein Saal, der mindestens 60 Minuten vor Beginn kontrolliert wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen anfordern

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Sprecher über die Zeiten informieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Bühnenumgebung einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing geben

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Zeit pro Sitzung überwachen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pausenraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet ausgeben

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    3 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Restbestand verstauen

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Dankeschön an die Sprecher versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 18
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • PräsentationslaptopsAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-C-AdapterAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 130
  • WeingläserAnz. 130
  • Dinner-TellerAnz. 130
  • DesserttellerAnz. 130
  • BestecksetsAnz. 130
  • KaffeelöffelAnz. 130
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SuppenkellenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 10
  • SchälchenAnz. 20

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 18
  • NamensschilderAnz. 130
  • NamensschildhalterAnz. 130
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • StifteAnz. 140
  • NotizblöckeAnz. 130
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • WegweiserAnz. 12
  • MalerkreppAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8

Sportmaterial

  • SportbälleAnz. 8
  • SportkegelAnz. 20
  • WiderstandsbänderAnz. 20
  • YogamattenAnz. 20
  • StoppuhrenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 2
  • MüllcontainerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Location und das Programm mindestens 12 bis 16 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, Referenten zu bestätigen, Präsentationen anzufordern und Einladungen zu verschicken.
  • Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Präsentationslaptop. Packe HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und ein Ersatzkabel gemeinsam ein.
  • Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor Beginn ab. Drucke danach Namensschilder und Programm, markiere Ernährungswünsche für das Catering und plane pro erwarteter Person einen Registrierungsdatensatz ein.
  • Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Projektionsleinwand am Vortag mit den tatsächlichen Präsentationen. Lege Powerbanks und Verlängerungskabel dort bereit, wo sie während der Veranstaltung erreichbar sind.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt. Stelle zuerst Registrierungstisch, Stühle und Tische auf, kontrolliere danach Saal, Technik, Wassergläser und Kaffeestation – nicht erst beim Eintreffen der Teilnehmer.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Sportkongress organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Referenten sollten innerhalb der folgenden 2 bis 3 Wochen angefragt und bestätigt werden.
Wann soll ich die Einladungen für einen Sportkongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen geöffnet, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig für das Catering erhältst.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie innerhalb von 48 Stunden auf dem Präsentationslaptop und kläre fehlende Dateien spätestens 3 Tage vor Beginn.
Wie viel Vorlauf braucht die Technik beim Sportkongress?
Teste die komplette Technik am Vortag und führe am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn einen kurzen Funktionstest durch. Halte pro Präsentationslaptop passende HDMI- oder USB-C-Adapter sowie ein Ersatzkabel bereit.

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