Checklist para organizar un congreso de deporte

Organizar un congreso deportivo exige coordinar programa, ponentes, asistentes y equipos técnicos en un orden claro. Empieza reservando el lugar y cerrando la fecha antes de abrir las inscripciones. Después, confirma las presentaciones, el catering y las necesidades de cada participante. Durante los últimos días, prueba el proyector, los micrófonos y los portátiles, prepara el registro y asigna tareas concretas a los voluntarios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
Solicitar presentaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Instruir a los voluntarios
2 personas
Informar a los ponentes sobre los horarios
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Organizar la zona del escenario
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
Colgar señalización
2 personas
Colocar los tarjeteros
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Dar la briefing a los ponentes
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Apoyar las presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Controlar el tiempo por sesión
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
Moderar el panel de discusión
2 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Atender el cóctel de networking
3 personas
Responder las últimas preguntas
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Enviar agradecimiento a los ponentes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 18
Mesa de registro
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores USB-Ccant. 4
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 130
Copas de vinocant. 130
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cubiertoscant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Cuencoscant. 20

Decoración

Banderas de congresocant. 4
Mantelescant. 18
Tarjetas de nombrecant. 130
Portanombrescant. 130
Arreglos floralescant. 8
Bolígrafoscant. 140
Bloc de notascant. 130
Carpetas del programacant. 130
Carteles direccionalescant. 12
Cinta de pintorcant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8

Material deportivo

Pelotas deportivascant. 8
Conos deportivoscant. 20
Bandas de resistenciacant. 20
Esterillas de yogacant. 20
Cronómetroscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 2
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de publicar el formulario de inscripción. Pide las presentaciones con antelación para revisar formatos, vídeos y conexiones HDMI.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega al catering una lista actualizada. Revisa esa lista de nuevo entre 48 y 24 horas antes del congreso.
Haz una prueba técnica completa al menos un día antes: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y adaptadores USB-C.
Prepara el mostrador de registro con tarjetas de nombre, programa impreso y la lista de participantes. Calcula el material para el número final de inscritos más un 5 % adicional.
Instruye a los voluntarios con un plan de trabajo y horarios concretos. Reserva al menos 30 minutos antes de la apertura para abrir la ubicación, comprobar la sala, montar mesas y colocar las sillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso deportivo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas reservar una sala y coordinar varios ponentes. Deja cerrados el programa, el lugar y los contactos principales durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes de un congreso?: Confírmalos entre 6 y 8 semanas antes y solicita sus presentaciones como máximo 7 días antes. Así puedes revisar el contenido y resolver cambios técnicos antes del evento.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de asistentes y el catering?: Cierra la lista provisional 7 días antes y confirma el número final al catering entre 48 y 72 horas antes. Incluye las preferencias dietéticas recogidas en el formulario de inscripción.
¿Qué hay que probar antes de un congreso deportivo?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes con el proyector, la pantalla, los portátiles, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas. Comprueba también todos los cables, regletas, adaptadores y baterías externas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.