Organiser un congrès sportif sans rien oublier
Un congrès sportif demande de coordonner les intervenants, les participants, la technique et l’accueil dans un ordre précis. Commence par réserver le lieu, fixer la date et confirmer le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à récupérer les présentations, traiter les besoins alimentaires et tester le matériel audiovisuel. Le jour même, prévois une équipe pour ouvrir la salle, installer l’accueil et guider les intervenants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Demander les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Briefer les bénévoles
2 personnes
Informer les intervenants des horaires
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace de scène
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Installer la signalétique
2 personnes
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Veiller au temps par session
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Organiser le cocktail networking
3 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 18
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Tabourets de barqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 2
- Écran de projectionqté 2
- Ordinateurs portables de présentationqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 4
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Câbles HDMIqté 4
- Adaptateurs USB-Cqté 4
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 130
- Verres à eauqté 130
- Verres à vinqté 130
- Assiettes de dînerqté 130
- Assiettes à dessertqté 130
- Couvertsqté 130
- Cuillères à caféqté 130
- Plateaux de serviceqté 12
- Louches à soupeqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 10
- Petits bolsqté 20
Décoration
- Bannières de congrèsqté 4
- Nappesqté 18
- Badges nominatifsqté 130
- Supports de badges nominatifsqté 130
- Compositions floralesqté 8
- Stylosqté 140
- Blocs-notesqté 130
- Dossiers du programmeqté 130
- Panneaux indicateursqté 12
- Ruban de peintreqté 6
- Passe-câblesqté 8
Matériel de sport
- Ballons de sportqté 8
- Cônes sportifsqté 20
- Bandes de résistanceqté 20
- Tapis de yogaqté 20
- Chronomètresqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à mainqté 2
- Conteneurs à déchetsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu et le programme sont fixés. Mets à jour la liste des participants régulièrement afin de préparer les badges nominatifs et d’anticiper les quantités du catering.
- Demande les présentations plusieurs jours avant le congrès, puis vérifie chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Prévois aussi les adaptateurs USB-C, les câbles HDMI et une batterie externe de secours.
- Teste les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et le vidéoprojecteur avant l’arrivée du public. Un test complet prend environ 30 minutes et évite de découvrir un problème au début d’une intervention.
- Briefe les bénévoles avec des horaires précis : ouverture du lieu, accueil, pauses et orientation vers la salle. Installe le comptoir d’inscription avant l’arrivée des premiers participants et garde les badges classés par ordre alphabétique.
- Compte les besoins de vaisselle à partir du nombre confirmé de participants, en distinguant café, eau, repas et dessert. Les machines à café et les bouilloires sont souvent installées trop tard : vérifie leur emplacement et leurs rallonges avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un congrès sportif ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, fixe le programme et contacte les intervenants ; les inscriptions peuvent être ouvertes dès que ces éléments sont suffisamment stables.
- Quand confirmer les intervenants d’un congrès sportif ?
- Demande une confirmation définitive environ 4 semaines avant le congrès. Récupère ensuite leurs présentations et renvoie-leur les horaires précis au plus tard 7 jours avant l’événement.
- Combien de temps prévoir pour tester la technique ?
- Prévois au moins 30 minutes pour tester le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les microphones et le son. Fais ce test avant l’ouverture de la salle et vérifie chaque présentation avec le matériel réellement utilisé.
- Quand préparer les badges et le programme ?
- Prépare les badges après la dernière mise à jour de la liste des participants, idéalement 2 à 3 jours avant le congrès. Imprime aussi le programme et le déroulé à ce moment-là, puis garde quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
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