Boodschappenlijst voor een sportcongres

Voor een sportcongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. De registratiebalie, presentaties, microfoons, catering en pauzemomenten vragen elk om eigen materiaal. Reken per deelnemer op een stoel, programmamateriaal en een drinkglas; voor techniek heb je vaak extra kabels en adapters nodig. Controleer uiterlijk een week vooraf wat de locatie al heeft en wat je nog moet kopen, huren of meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 10
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Congresbanierenaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjesaantal 130
Naambadgehoudersaantal 130
Bloemstukkenaantal 8
Pennenaantal 140
Notitieblokkenaantal 130
Programmamappenaantal 130
Pijlbordenaantal 12
Schilders tapeaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Sportmateriaal

Sportballenaantal 8
Sportkegelsaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Yoga mattenaantal 20
Stopwatchesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Vuilniscontainersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Thee assortiment - 12 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilo
- Plat water - 80 flessen
- Bruisend water - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Roomboter - 2 kilo
- Margarine - 1 kilo
- Broodjes - 160 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Mini croissants - 160 stuks
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Ham - 3 kilo
- Kipfilet beleg - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Komkommer - 4 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika - 3 kilo
- Kipfilet - 12 kilo
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Rundergehakt - 8 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Aardappelen - 12 kilo
- Gemengde groenten - 12 kilo
- Broccoli - 6 kilo
- Wortelen - 5 kilo
- Uien - 4 kilo
- Knoflook - 6 bollen
- Kokosmelk - 12 blikken
- Tomatenblokjes - 18 blikken
- Groentebouillon - 3 dozen
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Knoflooksaus - 2 liter
- Satésaus - 3 liter
- Gemengde salades - 12 kilo
- Saladedressing - 3 liter
- Appels - 12 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Sinaasappels - 8 kilo
- Mueslirepen - 160 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Notenmix - 5 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Kaasblokjes - 4 kilo
- Bitterballen - 400 stuks
- Vegetarische bitterballen - 150 stuks
- Mini loempia's - 250 stuks
- Brownies - 160 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Glutenvrije snacks - 4 pakken
- Vegan beleg - 2 kilo
- Lactosevrije melk - 4 liter
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Handzeep - 8 flessen

Tips

Leg voor elke deelnemer een stoel klaar en reserveer 5 tot 10 procent extra zitplaatsen. Zo kun je late aanmeldingen en een andere zaalopstelling opvangen zonder op het laatste moment te schuiven.
Neem per presentatielaptop minimaal één passende HDMI-kabel, één USB-C-adapter en één verlengkabel mee. Test alle combinaties uiterlijk één dag voor het congres met de beamer en het projectiescherm.
Voorzie de registratiebalie van een aparte tafel, deelnemerslijst, naamkaartjes en geprinte programma’s. Leg deze materialen minstens 30 minuten voor de inloop klaar, zodat registratie niet tegelijk met de zaalopbouw hoeft te gebeuren.
Tel servies op basis van het programma, niet alleen op basis van het aantal deelnemers. Bij twee koffierondes heb je per persoon minstens twee koffiekopjes nodig; plan voor waterglazen ongeveer één per persoon per ronde.
Bestel catering pas nadat dieetwensen zijn verwerkt en de deelnemerslijst is bijgewerkt. Houd voor sprekers, vrijwilligers en techniekmedewerkers extra maaltijden en drank apart, zodat zij niet achteraan aansluiten bij de deelnemers.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een sportcongres van 100 personen?: Reken op minimaal 100 stoelen en ongeveer 105 tot 110 plaatsen als reserve. Voor registratie heb je een aparte tafel, 100 naamkaartjes en geprinte programma’s nodig; voor de presentaties plan je minstens één beamer, projectiescherm, presentatielaptop, klikker en microfoon.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een sportcongres?: Voor één spreker tegelijk is één draadloze microfoon meestal voldoende. Bij panelgesprekken tel je één microfoon per deelnemer, plus één reserve; test de set uiterlijk een dag vooraf met de luidsprekers en het mengpaneel.
Hoeveel glazen en koffiekopjes moet ik bestellen?: Gebruik voor water ongeveer één glas per deelnemer per geplande drinkronde en bestel minstens 10 procent extra. Bij twee koffierondes reken je twee koffiekopjes per persoon, plus extra kopjes voor sprekers en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een sportcongres regelen?: Controleer gehuurde techniek, meubilair en servies minimaal één week vooraf. Koop houdbare materialen uiterlijk twee dagen van tevoren en haal verse catering volgens de afgesproken levertijd op, nadat de dieetwensen zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.