Qué necesitas para organizar un congreso deportivo

Para un congreso deportivo necesitas preparar mucho más que sillas y una pantalla. Esta lista reúne el material técnico para las ponencias, el mobiliario de registro, la vajilla y el equipo de café que se suele olvidar al hacer la compra. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade margen para conexiones, bebidas y cambios de última hora. También conviene separar lo que debe estar en la sala de lo que usarán los ponentes y el equipo de registro.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 18
Mesa de registro
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores USB-Ccant. 4
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 130
Copas de vinocant. 130
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cubiertoscant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Cuencoscant. 20

Decoración

Banderas de congresocant. 4
Mantelescant. 18
Tarjetas de nombrecant. 130
Portanombrescant. 130
Arreglos floralescant. 8
Bolígrafoscant. 140
Bloc de notascant. 130
Carpetas del programacant. 130
Carteles direccionalescant. 12
Cinta de pintorcant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8

Material deportivo

Pelotas deportivascant. 8
Conos deportivoscant. 20
Bandas de resistenciacant. 20
Esterillas de yogacant. 20
Cronómetroscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 2
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Surtido de té - 12 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 2 kilo
- Agua sin gas - 80 botellas
- Agua con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mantequilla - 2 kilos
- Margarina - 1 kilo
- Bocadillos - 160 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini croissants - 160 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Pepino - 4 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 12 unidades
- Pimiento - 3 kilos
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Carne picada de ternera - 8 kilo
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Patatas - 12 kilo
- Verduras mixtas - 12 kilos
- Brócoli - 6 kilo
- Zanahorias - 5 kilos
- Cebollas - 4 kilo
- Ajo - 6 cabezas
- Leche de coco - 12 latas
- Tomate en cubos - 18 latas
- Caldo de verduras - 3 cajas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 3 tarros
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa de ajo - 2 litros
- Salsa satay - 3 liter
- Ensaladas mixtas - 12 kilos
- Aliño para ensalada - 3 litros
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Naranjas - 8 kilo
- Barritas de muesli - 160 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Cubos de queso - 4 kilo
- Bitterballen - 400 unidades
- Bitterballen vegetarianas - 150 piezas
- Mini rollitos primavera - 250 unidades
- Brownies - 160 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Snacks sin gluten - 4 paquetes
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Leche sin lactosa - 4 litros
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Jabón de manos - 8 botellas

Consejos

Calcula las sillas para el número confirmado de asistentes y añade un 5-10 % adicional. El mismo margen sirve para vasos de agua y tazas de café, sobre todo si el congreso dura varias horas.
Prepara una conexión por cada portátil de presentaciones: lleva cables HDMI, adaptadores USB-C, regletas y al menos 2 cables alargadores de repuesto. Comprueba todo en la sala el día anterior.
Reserva un micrófono inalámbrico por cada intervención simultánea y deja 1 unidad de respaldo si habrá preguntas del público. Los soportes para micrófono deben estar colocados antes de abrir la sala.
Para el registro, prepara una mesa independiente, tarjetas de nombre y copias impresas del programa. Coloca el mostrador al menos 45 minutos antes de la llegada prevista de los participantes.
Calcula 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y organiza el café en más de un punto si esperas una cola larga. Comprueba con antelación las preferencias dietéticas y pide el catering con varios días de margen.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso deportivo?: Calcula una silla por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas; si habrá ponentes sentados en una mesa aparte, súmalos al cálculo.
¿Cuánto material técnico hace falta para las ponencias?: Prepara al menos un portátil de presentaciones, un proyector, una pantalla, un pulsador y un micrófono por sala. Lleva también 2 cables HDMI de repuesto, adaptadores USB-C, regletas y baterías externas.
¿Cuántos vasos y tazas debo comprar para un congreso?: Calcula 2 vasos de agua por persona para una jornada corta y 3 si el programa dura todo el día. Para el café, prepara entre 2 y 3 tazas por persona y añade un 10 % extra para pausas y reposiciones.
¿Cuándo hay que preparar la mesa de registro?: Monta la mesa de registro al menos 45 minutos antes de abrir las puertas. Ten listas las tarjetas de nombre, el programa impreso y la lista de participantes; revisa las inscripciones y las preferencias dietéticas el día anterior.

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