La liste de courses pour un congrès sportif

Pour un congrès sportif, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, les présentations, la sonorisation et le service en salle. Cette liste vous aide à rassembler le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les fournitures nécessaires avant l’ouverture. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, aux horaires du programme et au nombre d’intervenants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Cuillères à caféqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Petits bolsqté 20

Décoration

Bannières de congrèsqté 4
Nappesqté 18
Badges nominatifsqté 130
Supports de badges nominatifsqté 130
Compositions floralesqté 8
Stylosqté 140
Blocs-notesqté 130
Dossiers du programmeqté 130
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de peintreqté 6
Passe-câblesqté 8

Matériel de sport

Ballons de sportqté 8
Cônes sportifsqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Tapis de yogaqté 20
Chronomètresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de thé - 12 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Eau plate - 80 bouteilles
- Eau pétillante - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Beurre doux - 2 kilo
- Margarine - 1 kilo
- Sandwichs - 160 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini croissants - 160 pièces
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Concombre - 4 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 3 kilos
- Filet de poulet - 12 kilo
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Bœuf haché - 8 kilos
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Pommes de terre - 12 kilos
- Légumes variés - 12 kilos
- Brocoli - 6 kilo
- Carottes - 5 kilos
- Oignons - 4 kilos
- Ail - 6 têtes
- Lait de coco - 12 boîtes
- Tomates en dés - 18 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 3 pots
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce satay - 3 liters
- Salades mixtes - 12 kilos
- Vinaigrette pour salade - 3 litres
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Oranges - 8 kilo
- Barres de muesli - 160 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Mélange de noix - 5 kilos
- Olives - 3 kilos
- Dés de fromage - 4 kilos
- Boulettes de viande panées - 400 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Mini nems - 250 pièces
- Brownies - 160 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Snacks sans gluten - 4 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Lait sans lactose - 4 litres
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les accompagnants, les intervenants et les changements de dernière minute. Pour les tables, comptez généralement une table d’inscription et une table dédiée à la prise de parole.
Pour l’accueil, préparez les badges nominatifs et le programme au moins 24 heures avant le congrès. Gardez 5 à 10 badges vierges et quelques exemplaires supplémentaires du programme pour les inscriptions sur place.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs et les câbles HDMI la veille. Prévoyez au moins un adaptateur USB-C par ordinateur concerné, ainsi qu’une batterie externe pour les présentations ou les outils d’inscription.
Pour une matinée, comptez environ 2 tasses à café et 2 verres à eau par personne. Ajoutez 10 % de vaisselle de réserve, surtout si le lavage n’est pas possible entre les pauses.
Ne regroupez pas toutes les rallonges et multiprises au dernier moment : installez-les avant l’arrivée du public et vérifiez chaque branchement. Gardez les câbles hors des passages et prévoyez un accès direct pour la table de mixage et les haut-parleurs.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès sportif ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Pour 100 participants, cela représente donc 105 à 110 chaises, sans compter un éventuel espace réservé aux intervenants.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un congrès ?: Comptez au minimum 2 tasses à café et 2 verres à eau par personne pour une demi-journée. Ajoutez 10 % de réserve et prévoyez les assiettes, couverts et verres à vin selon le nombre de repas et de pauses servis.
Quand tester le matériel audiovisuel du congrès ?: Faites un premier test complet la veille, puis un contrôle de 30 minutes avant l’ouverture. Vérifiez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles HDMI et les adaptateurs.
Combien de badges et de programmes imprimer ?: Imprimez un badge et un programme par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Gardez aussi 5 à 10 badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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