Sportclinic organiseren: checklist en planning
Een sportclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen een sportprogramma en materiaal. Je regelt tegelijk de locatie, kleedkamers, trainers, groepsindeling, ontvangst en veiligheid. Begin met de aanmeldingen en leg daarna het programma, de trainingsgroepen en de benodigdheden vast. Op deze pagina staat een compleet plan met taken en spullen, zodat je ziet wat je vooraf, de dag ervoor en op de dag zelf moet regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Sportlocatie reserveren
Kleedkamers reserveren
Sportprogramma uitwerken
2 personen
Trainingsgroepen indelen
2 personen
Trainers bevestigen
Muziek afspeellijst maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Deelnemersinformatie printen
EHBO-set controleren
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Warming-up begeleiden
4 personen
Clinics begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Sportmateriaal wisselen
2 personen
Pauzes begeleiden
3 personen
Blessures opvangen
Hapjes uitserveren
3 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Prijzen en certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Sportvelden leeghalen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Partytentenaantal 2
- Kleedmattenaantal 6
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 40
- Sportballenaantal 20
- Voetballenaantal 10
- Basketballenaantal 8
- Volleyballenaantal 8
- Fitnessmattenaantal 25
- Weerstandsbandenaantal 25
- Springtouwenaantal 20
- Trainingshesjesaantal 40
- Mini-doelenaantal 4
- Agility-laddersaantal 4
- Stootkussensaantal 6
- Fluitjesaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlintenaantal 2
- Pomp met naaldenaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompressenaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Oplaadstationsaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenkkanaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Koffiezetapparatenaantal 2
Decoratie
- Inschrijfbord
- Pijlbordjesaantal 12
- Naamstickersaantal 60
- Stiftenaantal 12
- Certificatenaantal 50
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de deelnemerslijst niet pas op de laatste dag. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je trainingsgroepen en eten op aantallen kunt afstemmen.
- Controleer sportmateriaal minstens één dag vooraf. Test ballen, pompen, stopwatches, speakers en microfoon; zoek ontbrekende onderdelen zoals naalden, kabels of batterijen dan nog op.
- Maak de ontvangstbalie ruim vóór de start klaar. Leg de deelnemersinformatie en presentielijst klaar en reserveer bij voorkeur 30 minuten voor registratie, uitleg en het uitdelen van eventuele groepsindelingen.
- Geef de veiligheidsinstructie voordat de eerste oefening begint. Wijs de EHBO-koffer en ijscompressen aan, controleer de ondergrond en zorg dat trainers weten wie bij een blessure de organisatie inschakelt.
- Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Bij buitenvelden moet je tijdig bepalen of partytenten, kleedmatten of een aangepast programma nodig zijn; wacht daar niet mee tot deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportclinic organiseren?
- Reserveer de sportlocatie en kleedkamers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig trainers, verzamel aanmeldingen en werk het programma uiterlijk 1 week voor de clinic uit.
- Hoeveel trainers heb ik nodig voor een sportclinic?
- Houd als praktische richtlijn 1 trainer per trainingsgroep aan. Deel deelnemers op in groepen die tijdens een oefening veilig en overzichtelijk kunnen werken; controleer de definitieve verhouding zodra de inschrijvingen sluiten.
- Wanneer moet ik de sportmaterialen klaarleggen?
- Controleer al het materiaal de dag vóór de sportclinic en leg pionnen, markeerschijven, ballen, hesjes en overige oefenmaterialen op soort bij elkaar. Zet het materiaal op de dag zelf klaar vóór de ontvangst begint.
- Hoeveel drinken en eten heb ik nodig voor een sportclinic?
- Stem de hoeveelheden af op het definitieve aantal deelnemers en de duur van de clinic. Koel dranken vooraf en houd rekening met dieetwensen; verzamel die informatie uiterlijk bij de inschrijving of enkele dagen vóór het evenement.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!