Checklist para organizar una clínica deportiva
Una clínica deportiva necesita más que reservar una pista y reunir balones. Esta checklist te ayuda a ordenar las inscripciones, formar los grupos, preparar el programa y dejar listo el material para cada actividad. También incluye lo que suele llegar tarde: vestuarios, botiquines, sonido, bebidas frías y la información de los participantes. Sigue el plan desde la convocatoria hasta la recepción para que el equipo pueda centrarse en entrenar, no en resolver imprevistos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Reservar la sede deportiva
Reservar vestuarios
Elaborar el programa deportivo
2 personas
Dividir los grupos de entrenamiento
2 personas
Confirmar a los entrenadores
Crear lista de reproducción
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Imprimir la información de los participantes
Comprobar el botiquín
Montar mesas y sillas
3 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la comida
3 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Guiar el calentamiento
4 personas
Coordinar las clínicas
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cambiar material deportivo
2 personas
Gestionar los descansos
3 personas
Atender las lesiones
Servir aperitivos
3 personas
Preparar la cena
3 personas
Servir la cena
4 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Repartir premios y certificados
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir material deportivo
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar los campos deportivos
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Carpas de fiestacant. 2
- Esterillas para vestidorcant. 6
Material deportivo
- Conoscant. 40
- Discos de marcajecant. 40
- Pelotas deportivascant. 20
- Balones de fútbolcant. 10
- Balones de baloncestocant. 8
- Balones de voleibolcant. 8
- Colchonetas de fitnesscant. 25
- Bandas de resistenciacant. 25
- Cuerdas para saltarcant. 20
- Chalecos de entrenamientocant. 40
- Miniporteríascant. 4
- Escaleras de agilidadcant. 4
- Colchonetas de proteccióncant. 6
- Silbatoscant. 6
- Cronómetroscant. 6
- Cintas métricascant. 2
- Bomba con agujascant. 2
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Compresas de hielocant. 8
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarracant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocina y de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Máquinas de cafécant. 2
Decoración
- Cartel de inscripción
- Carteles de flechascant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 60
- Rotuladorescant. 12
- Certificadoscant. 50
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de dividir los grupos. Recoge también las preferencias dietéticas y prepara una lista final de participantes para evitar cambios de última hora.
- Reserva la sede deportiva y los vestuarios con antelación, y confirma el acceso el mismo día anterior. Si hay varias disciplinas, delimita los campos antes de que lleguen los participantes.
- Revisa el material deportivo al menos 24 horas antes: cuenta conos, discos de marcaje, balones, chalecos, cronómetros y silbatos, y comprueba que la bomba tenga agujas.
- Prepara una mesa de recepción con la información impresa y un sistema para registrar la asistencia. Llegar 30 minutos antes permite resolver nombres, grupos y preferencias sin retrasar el programa.
- Haz la comprobación de seguridad antes de abrir: botiquines, compresas de hielo, colchonetas de protección, cables y sonido. Da la instrucción de seguridad al inicio, antes del primer entrenamiento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una clínica deportiva?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la sede, abrir las inscripciones y confirmar a los entrenadores. Deja las comprobaciones de material, comida y pronóstico para las últimas 24 horas.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una clínica deportiva?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes. Así puedes elaborar la lista definitiva, recoger las preferencias dietéticas y dividir los grupos de entrenamiento sin rehacer el programa el mismo día.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una clínica deportiva?
- Comprueba todo el material, el botiquín, los vestuarios, el programa, la previsión del tiempo y el equipo de sonido. Enfría las bebidas y deja impresas las instrucciones y la información de los participantes.
- ¿A qué hora hay que llegar para preparar una clínica deportiva?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes si tienes que montar mesas, sillas, recepción, campos y sonido. Con 30 minutos adicionales de margen puedes recibir a los participantes y registrar la asistencia sin acumular esperas.
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