Sportbeurs organiseren: checklist en planning

Een sportbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en sportmateriaal klaarzetten. Je regelt tegelijk deelnemers, sportaanbieders, standhouders, activiteiten, veiligheid en ontvangst. Begin met datum en locatie, werk daarna naar een vast programma en een duidelijke plattegrond toe. In de laatste week draait alles om bevestigen, briefen en controleren: van vergunningen en verzekering tot sportmatten, ballen, hesjes en scoreborden. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken op de beursdag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Sportaanbieders benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Sportactiviteiten bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Plattegrond indelen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Sleuteloverdracht afspreken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing versturen
Promotiemateriaal drukken
Materialen controleren
2 personen
Sportmateriaal reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Printwerk sorteren
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vloer en looproutes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden plaatsen
3 personen
Sportzones afzetten
3 personen
Sportmateriaal klaarzetten
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Standhouders laten opbouwen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Aanmeldlijst klaarleggen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Openingswoord verzorgen
Sportclinics begeleiden
6 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Sportstands bemannen
10 personen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
4 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Prijzen klaarleggen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten begeleiden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Foto’s en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 180
Registratietafel
Barkrukkenaantal 8
Loungebankenaantal 4
Standwandenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Tafelkledenaantal 30

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 20
Yoga-mattenaantal 20
Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalaantal 6
Tennisracketsaantal 12
Tennisballenaantal 36
Badmintonracketsaantal 12
Shuttlesaantal 36
Hesjesaantal 30
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Springtouwenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Kettlebellsaantal 8
Handgewichtenaantal 12
Start- en finishlint
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Meetlintenaantal 4
Draagbare doelenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 8
Tafeltennisballenaantal 24
Tafeltennistafel
Sportbekersaantal 12
Opbergkrattenaantal 10
Eenvoudige EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Desinfecterende sprayaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare werklampenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Betaalterminalaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Kabelmattenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 8
Buffetbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Sportpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Standbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Prijzentafelbord

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelcontainersaantal 4
Opbergdozenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4

Tips

Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct of de ruimte geschikt is voor stands én actieve onderdelen, en vraag na hoeveel opbouwtijd en opslagruimte beschikbaar zijn.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen en deelnemersvoorwaarden meteen, zodat leveranciers en sportaanbieders niet in de laatste dagen hoeven te improviseren.
Maak de plattegrond minimaal 3 weken vooraf. Houd actieve zones met sportmatten, pionnen, markeerschijven en draagbare doelen gescheiden van de registratietafel, loungebanken en standwanden.
Bevestig leveranciers, sportactiviteiten en standhouders 7 dagen vooraf schriftelijk. Controleer per activiteit niet alleen het materiaal, maar ook aantallen zoals ballen, rackets, shuttles, hesjes, stopwatches en fluitjes.
Plan de briefing en sleuteloverdracht uiterlijk 2 dagen vooraf. Laat vrijwilligers weten wie registratie, publieksbegeleiding, materiaalcontrole en opruimen doet; controleer boodschappen en gehuurd sportmateriaal nog één keer op de dag vóór de beurs.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een sportbeurs organiseren?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor een sportbeurs met meerdere aanbieders en standhouders. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, vergunningen en verzekering vast; daarna volgen registratie, programma en promotie.
Wanneer moet ik standhouders voor een sportbeurs benaderen?: Benader standhouders 6 tot 8 weken vooraf en sluit de registratie ongeveer 3 weken voor de beurs. Wijs standplaatsen uiterlijk 2 weken vooraf toe, zodat je de plattegrond en benodigde standwanden, tafels en stoelen kunt afronden.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een sportbeurs?: Stem de aantallen af op het aantal gelijktijdige deelnemers per activiteit. Plan per actieve zone minimaal één complete set materiaal plus reserve-exemplaren; leg materiaal en aantallen uiterlijk 7 dagen vooraf vast en controleer alles opnieuw de dag ervoor.
Wanneer verstuur ik de briefing voor een sportbeurs?: Stuur de briefing 2 dagen vooraf naar vrijwilligers, sportaanbieders en betrokken leveranciers. Zet daarin de aankomsttijd, sleuteloverdracht, indeling, aanspreekpunten, veiligheidsafspraken en het tijdstip waarop de registratie opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.