La checklist pour organiser un salon du sport

Un salon du sport demande de coordonner un lieu, des exposants, plusieurs activités et du matériel très différent selon les disciplines. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle au briefing des bénévoles. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, la signalétique et les vérifications de dernière minute. Prévoyez une organisation séparée pour l’accueil, les stands et les espaces de pratique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Contacter les prestataires sportifs
2 personnes
Fixer les conditions de participation
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Confirmer les activités sportives
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Organiser le plan
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Fixer la remise des clés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le briefing
Imprimer le matériel promotionnel
Vérifier le matériel
2 personnes
Réserver le matériel sportif
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Trier les impressions
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Vérifier le sol et les chemins de circulation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
3 personnes
Délimiter les zones sportives
3 personnes
Installer le matériel de sport
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les cliniques sportives
6 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Assurer la présence aux stands sportifs
10 personnes
Accompagner les épreuves
4 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Préparer les prix
Assurer la remise des prix
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer les séances photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaises pliantesqté 180
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Canapés de salonqté 4
Panneaux de standqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Nappesqté 30

Matériel de sport

Tapis de sportqté 20
Tapis de yogaqté 20
Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Volley-ballqté 6
Raquettes de tennisqté 12
Balles de tennisqté 36
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 36
Giletsqté 30
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Cordes à sauterqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Kettlebellsqté 8
Poids à mainqté 12
Ruban de départ et d'arrivée
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 8
Mètres rubansqté 4
Buts portablesqté 4
Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 24
Table de ping-pong
Gobelets de sportqté 12
Caisses de rangementqté 10
Trousses de premiers secours simplesqté 2
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8
Spray désinfectantqté 6

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10

Catering

Glacièresqté 8
Bacs à buffetqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Décoration

Affiches sportivesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux de standqté 20
Badges nominatifsqté 60
Panneau de table des prix

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4

Conseils

Réservez le lieu avant de confirmer les activités : vérifiez la capacité, les autorisations nécessaires, l’assurance et les conditions de remise des clés au moins 6 à 8 semaines avant l’événement.
Fixez les règles de participation avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez l’âge minimal, le niveau requis, les horaires et le nombre maximal de participants pour chaque activité sportive.
Établissez le plan après avoir enregistré les exposants. Gardez une zone clairement séparée pour l’accueil, les stands et les ateliers avec tapis, ballons, raquettes ou matériel de renforcement.
Traitez les inscriptions chaque semaine plutôt qu’à la dernière minute. Demandez les besoins alimentaires et envoyez aux participants les horaires, les consignes et les équipements à prévoir au plus tard 7 jours avant.
Faites une vérification physique du matériel 2 à 3 jours avant l’ouverture. Comptez les chronomètres, sifflets, cônes, ballons, raquettes, tapis et éléments de marquage, puis signalez immédiatement ce qui manque.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du sport ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et vérifiez les autorisations, puis confirmez les prestataires sportifs, les exposants et le programme.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez généralement les inscriptions ouvertes pendant 3 à 6 semaines, selon la taille du salon. Arrêtez-les au moins 5 à 7 jours avant l’événement pour finaliser les listes, les besoins alimentaires et la répartition des activités.
Quand envoyer le briefing aux bénévoles ?: Envoyez un premier briefing 7 jours avant le salon, avec les horaires, les rôles et le plan. Faites ensuite un rappel de 24 heures avant l’ouverture, notamment pour l’accueil, le montage et la gestion des espaces sportifs.
Que vérifier la veille d’un salon du sport ?: Vérifiez la liste des inscrits, le plan des stands, les clés, la signalétique et tout le matériel sportif la veille. Contrôlez aussi les tables, chaises, tapis, ballons, raquettes, cônes, chronomètres et panneaux de score.

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