Sportmesse organisieren: die praktische Checkliste

Eine Sportmesse braucht mehr als Stände und Sportgeräte. Du musst Anbieter koordinieren, Teilnahmebedingungen festlegen, Anmeldungen bearbeiten und den Ablauf so planen, dass Besucher schnell Orientierung finden. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen und arbeite dich dann über Aussteller, Programm und Lageplan bis zur Ausstattung vor. Besonders häufig werden Helferbriefing, Schlüsselübergabe und die Prüfung des Sportmaterials zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Sportanbieter kontaktieren
2 Personen
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Sportaktivitäten bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Lageplan einteilen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge posten
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
Schlüsselübergabe vereinbaren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing versenden
Werbematerial drucken
Materialien prüfen
2 Personen
Sportmaterial reservieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Drucksachen sortieren
Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Boden und Laufwege kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
3 Personen
Sportzonen absperren
3 Personen
Sportmaterial bereitstellen
4 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standmaterialien verteilen
2 Personen
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Anmeldeliste bereitlegen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Sportclinics betreuen
6 Personen
Vorführungen betreuen
4 Personen
Sportstände betreuen
10 Personen
Wettkampfteile betreuen
4 Personen
Ergebnisse erfassen
2 Personen
Preise bereitlegen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotomomente begleiten
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Sportgeräte sammeln
4 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 180
Registrierungstisch
BarhockerAnz. 8
LoungebänkeAnz. 4
StandwändeAnz. 20
KleiderständerAnz. 6
TischdeckenAnz. 30

Sportmaterial

SportmattenAnz. 20
Yoga-MattenAnz. 20
FußbälleAnz. 12
BasketbälleAnz. 8
VolleyballAnz. 6
TennisschlägerAnz. 12
TennisbälleAnz. 36
BadmintonschlägerAnz. 12
ShuttlesAnz. 36
WarnwestenAnz. 30
KegelAnz. 40
MarkierscheibenAnz. 30
SpringseileAnz. 20
WiderstandsbänderAnz. 20
KettlebellsAnz. 8
HandgewichteAnz. 12
Start- und Ziellint
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 4
PfeifenAnz. 8
MessbänderAnz. 4
Tragbare ToreAnz. 4
TischtennisschlägerAnz. 8
TischtennisbälleAnz. 24
Tischtennisplatte
SportbecherAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 10
Einfache Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
SporttapeAnz. 8
DesinfektionssprayAnz. 6

Ausstattung

Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Laptop
Drucker
KartenterminalAnz. 2
WegweiserAnz. 12
KabelmattenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Mehrweg-TellerAnz. 220
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 10

Catering

KühlboxenAnz. 8
BuffetbehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
Einkäufe

Dekoration

SportposterAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
StandbeschilderungAnz. 20
NamensschilderAnz. 60
Preistischschild

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlcontainerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und reserviere die Location, bevor du Sportanbieter oder Standbetreiber verbindlich einlädst. Prüfe außerdem früh, ob Genehmigungen und Versicherung für die geplanten Aktivitäten nötig sind.
Plane den Lageplan nicht erst am Veranstaltungstag. Weise Standplätze, Registrierungstisch und Sportflächen spätestens eine Woche vorher zu und teile den Standbetreibern ihre Position schriftlich mit.
Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Ernährungswünsche und Teilnehmerzahlen vor der Lieferantenbestätigung kennst. Eine letzte Kontrolle drei bis fünf Tage vor der Messe verhindert fehlende Verpflegung.
Prüfe Sportmaterial nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch auf die passende Menge und den Zustand. Zähle Bälle, Schläger, Matten, Markierscheiben und Kleinteile spätestens am Vortag und lege Ersatzmaterial bereit.
Schicke das Helferbriefing mindestens 48 Stunden vorher. Darin sollten Einsatzzeiten, Zuständigkeiten, Schlüsselübergabe, Registrierung und der Umgang mit Sportflächen eindeutig stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sportmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Location. Für viele Aussteller, mehrere Sportaktivitäten oder zusätzliche Genehmigungen solltest du eher 12 bis 16 Wochen einplanen.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Sportmesse einladen?: Kontaktiere Sportanbieter und Standbetreiber etwa 8 Wochen vor der Messe. Schließe die Registrierung spätestens 3 Wochen vorher, damit Standplätze, Programm und Lageplan noch angepasst werden können.
Wie viel Sportmaterial braucht man für eine Sportmesse?: Das hängt von der Zahl der Aktivitätsflächen und Teilnehmer ab. Plane pro betreuter Station mindestens ein vollständiges Set und prüfe alle Geräte am Vortag, einschließlich Bällen, Schlägern, Matten, Pfeifen und Stoppuhren.
Wann sollte das Helferbriefing für eine Sportmesse stattfinden?: Verschicke das Briefing mindestens 48 Stunden vor Beginn und bestätige die Einsatzzeiten spätestens 24 Stunden vorher. So bleiben noch mindestens ein Arbeitstag für Rückfragen, Änderungen und die Schlüsselübergabe.

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