Checklist para organizar una feria deportiva

Una feria deportiva reúne demostraciones, puestos y actividades prácticas, así que la organización depende de coordinar muchas piezas a tiempo. Empieza por fijar la fecha, reservar el espacio y comprobar permisos y seguro antes de anunciar nada. Después tendrás que confirmar actividades, expositores, proveedores, inscripciones y necesidades dietéticas. El día del evento, un plano claro, material deportivo revisado y un briefing breve para los voluntarios evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Contactar a proveedores deportivos
2 personas
Establecer las condiciones de participación
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Confirmar las actividades deportivas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Distribuir el plano
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Acordar la entrega de llaves
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar briefing
Imprimir material promocional
Comprobar los materiales
2 personas
Reservar material deportivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Clasificar el material impreso
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Comprobar el suelo y las rutas de paso
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
3 personas
Delimitar las zonas deportivas
3 personas
Preparar el material deportivo
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar la lista de registro
Informar a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Dirigir clínicas deportivas
6 personas
Coordinar demostraciones
4 personas
Atender los stands deportivos
10 personas
Coordinar los componentes de la competición
4 personas
Registrar los resultados
2 personas
Preparar los premios
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 30
Sillas plegablescant. 180
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 8
Sofás loungecant. 4
Paredes para standscant. 20
Percheroscant. 6
Mantelescant. 30

Material deportivo

Colchonetas deportivascant. 20
Esterillas de yogacant. 20
Balones de fútbolcant. 12
Balones de baloncestocant. 8
Voleibolcant. 6
Raquetas de teniscant. 12
Pelotas de teniscant. 36
Raquetas de bádmintoncant. 12
Shuttlescant. 36
Chalecoscant. 30
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Cuerdas para saltarcant. 20
Bandas de resistenciacant. 20
Kettlebellscant. 8
Mancuernascant. 12
Cinta de salida y meta
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 4
Silbatoscant. 8
Cintas métricascant. 4
Porterías portátilescant. 4
Paletas de ping-pongcant. 8
Pelotas de ping-pongcant. 24
Mesa de ping-pong
Copas deportivascant. 12
Cajas de almacenamientocant. 10
Botiquines básicoscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Cinta deportivacant. 8
Spray desinfectantecant. 6

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Lámparas de trabajo recargablescant. 4
Baterías externascant. 4
Portátil
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platos reutilizablescant. 220
Cubiertos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 10

Catering

Neveras portátilescant. 8
Bandejas de bufécant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Compras

Decoración

Pósteres deportivoscant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Carteles de standcant. 20
Tarjetas de nombrecant. 60
Cartel de mesa de premios

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de abrir las inscripciones; deja al menos 8 semanas para resolver cambios administrativos.
Define las condiciones de participación y publica el formulario con tiempo. Fija una fecha límite de inscripción de 7 a 10 días antes para poder organizar actividades, espacios y preferencias dietéticas.
Confirma cada actividad deportiva con sus necesidades concretas: por ejemplo, porterías, balones, raquetas, colchonetas, conos, cronómetros o marcadores. Haz una revisión completa del material entre 3 y 5 días antes.
Distribuye el plano de los puestos y asigna los espacios antes de enviar el briefing. Indica a cada expositor dónde descargar, dónde montar y a quién contactar al llegar.
Asigna voluntarios por zonas y envíales el briefing al menos 48 horas antes. Incluye horarios, entrega de llaves, mesa de registro, cambios de actividad y quién se ocupa de cada material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria deportiva?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos y seguro, captar expositores, abrir inscripciones y confirmar proveedores sin concentrar todo en la última semana.
¿Cuándo abrir las inscripciones para una feria deportiva?: Ábrelas unas 6 semanas antes y ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes revisar el número de participantes, las preferencias dietéticas y la capacidad de cada actividad.
¿Cuándo hay que confirmar el material deportivo?: Confirma las reservas de material al menos 2 semanas antes y comprueba físicamente todo entre 3 y 5 días antes. Revisa especialmente balones, raquetas, redes o porterías, conos, silbatos, cronómetros y material de entrenamiento.
¿Qué debe incluir el briefing de los voluntarios?: Envíalo como mínimo 48 horas antes. Incluye el horario, la distribución de puestos, el punto de registro, la entrega de llaves, las responsabilidades por actividad, los contactos y el procedimiento para comunicar incidencias.

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