Sponsorpicknick organiseren: checklist en planning

Een sponsorpicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en tafels klaarzetten. Je regelt tegelijk gasten, sponsormaterialen, programma, catering en een terrein dat buiten snel kan veranderen door weer of leveringen. Begin met de gastenlijst en aanmeldingen, leg daarna programma en reserveringen vast en werk in de laatste week naar een praktische boodschappen- en opbouwplanning. Met deze checklist zie je welke onderdelen je wanneer controleert, zodat dieetwensen, sponsorlogo’s en route-informatie niet op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsormaterialen inventariseren
2 personen
Programma vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Sponsorlogo's controleren
Route en parkeren delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Picknickmanden vullen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Weersverwachting controleren
Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Terrein afzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Picknickkleden uitleggen
2 personen
Buffet inrichten
4 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Sponsorbanners plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Licht controleren
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Registratie bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Programma toelichten
Sponsorintroductie verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Foto's maken
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting inschakelen
Afscheidscadeaus uitdelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Buffet afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Borg controleren
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Sponsormaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Picknicktafelsaantal 4
Picknickkledenaantal 20
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 110
Kommetjesaantal 90
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 110
Vorkenaantal 110
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 10
Broodmandenaantal 8
Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 3
Waterkannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Mobiele speaker
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Sponsorbannersaantal 6
Beachflagsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 10
Menubordenaantal 4
Naambordjesaantal 100
Pennenaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 6
Cadeautasjesaantal 90

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen verstuurd zijn en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat je picknickmanden en serveerschalen daarop kunt afstemmen.
Controleer sponsorlogo’s en materialen minstens 7 dagen voor de picknick. Leg vast wat op tafels, tenten of andere zichtbare plekken komt en houd reserve-exemplaren apart voor beschadiging of ontbrekende levering.
Plan de laatste weerscontrole 24 uur vooraf en bepaal dan of extra beschutting nodig is. Controleer op de locatie ook waar partytenten, tafels, registratietafel en afvalbakken veilig kunnen staan.
Koel dranken de avond ervoor en zet ijsboxen en koelboxen klaar voor transport. Reken per gast op voldoende drinkglazen, borden en bestek plus een kleine reserve, omdat buiten materiaal sneller zoekraakt of omvalt.
Maak de opbouwvolgorde concreet: eerst terrein inspecteren en afzetten, daarna partytenten, tafels en registratie plaatsen en pas dan buffet en picknickmanden neerzetten. Plan hiervoor minimaal 2 uur vóór ontvangst van de eerste gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorpicknick organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen, het aanmeldformulier en het programma. Controleer 2 weken vooraf vergunningen, reserveringen, sponsorlogo’s en materialen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een sponsorpicknick versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de picknick en geef minimaal 3 weken aanmeldtijd. Stuur 5 tot 7 dagen vooraf een herinnering met route, parkeren en praktische informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sponsorpicknick op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van terrein, partytenten, tafels, registratie en buffet. Voeg extra tijd toe als leveringen op verschillende momenten komen of als de locatie nog moet worden geïnspecteerd.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een sponsorpicknick doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten uiterlijk de dag ervoor. Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.