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Organiser un pique-nique de sponsoring sans rien oublier

Un pique-nique de sponsoring demande plus de coordination qu’un simple repas en plein air : il faut suivre les invités, les sponsors, les autorisations et la logistique du site. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’au rangement. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les badges, l’itinéraire et le stationnement. Le jour venu, le matériel, les livraisons et la météo doivent être vérifiés avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des invités

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Inventorier le matériel de sponsoring

    2 personnes

  • Définir le programme

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer un rappel

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Vérifier les logos des sponsors

  • Partager l’itinéraire et le parking

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Remplir les paniers de pique-nique

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    2 personnes

  • Balisage du site

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Déplier les couvertures de pique-nique

    2 personnes

  • Installer le buffet

    4 personnes

  • Installer le bar à boissons

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Installer les banderoles des sponsors

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Tester le son

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

    2 personnes

  • Faire le briefing d’équipe

    6 personnes

Événement

  • Tenir l’accueil

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Présenter le programme

  • Assurer la présentation du sponsor

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Animer le moment de networking

    2 personnes

  • Prendre des photos

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Allumer l’éclairage

  • Distribuer les cadeaux d'adieu

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Vérifier la caution

  • Stocker les restes alimentaires

    2 personnes

  • Retourner le matériel de sponsoring

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 90
  • Tables de pique-niqueqté 4
  • Couvertures de pique-niqueqté 20
  • Tables de buffetqté 3
  • Table d'inscription
  • Poubellesqté 6
  • Portantsqté 2

Vaisselle

  • Assiettesqté 110
  • Petits bolsqté 90
  • Verresqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Couteauxqté 110
  • Fourchettesqté 110
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 12

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 6
  • Plateaux de serviceqté 18
  • Plats de service avec couvercleqté 10
  • Corbeilles à painqté 8
  • Glacièresqté 8
  • Bacs à glaceqté 3
  • Carafes d’eauqté 8
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

  • Haut-parleur portable
  • Micro sans filqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 3

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 6

Décoration

  • Bannières sponsorsqté 6
  • Drapeaux de plageqté 4
  • Nappesqté 12
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Compositions floralesqté 10
  • Panneaux de menuqté 4
  • Badges nominatifsqté 100
  • Stylosqté 20
  • Présentoirsqté 6
  • Sacs cadeauxqté 90

Nettoyage

  • Bacs à vaisselleqté 3
  • Pinces à déchetsqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires avant les achats. Envoyez un rappel quelques jours avant l’événement et indiquez clairement l’itinéraire ainsi que le parking.
  • Vérifiez les logos des sponsors avant d’imprimer les badges ou d’installer la signalétique. Une validation écrite au moins 7 jours à l’avance évite de poser une mauvaise version sur le site.
  • Prévoyez un espace d’accueil visible dès l’entrée, avec la table d’inscription, les badges nominatifs et le balisage. Installez-le avant l’arrivée des premiers invités, idéalement 60 minutes à l’avance.
  • Refroidissez les boissons la veille et utilisez des glacières ou des bacs à glace pour maintenir la température pendant le service. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée.
  • Contrôlez la météo et inspectez le lieu le matin même, notamment les accès, les zones d’ombre et l’emplacement des tentes. Gardez une solution de repli prête au moins 24 heures avant le pique-nique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un pique-nique de sponsoring ?
Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez le formulaire d’inscription ouvert pendant au moins 2 semaines afin de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer un pique-nique de sponsoring ?
Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tentes, les tables, les chaises, le buffet, le balisage et l’espace d’inscription. Ajoutez 30 à 60 minutes si des livraisons ou du matériel de sponsoring doivent être contrôlés sur place.
Quand faire les courses et préparer les paniers de pique-nique ?
Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis préparez les éléments non périssables la veille. Remplissez les paniers le jour même, après avoir vérifié les inscriptions et maintenu les boissons et les aliments sensibles au frais.
Que vérifier la veille d’un pique-nique de sponsoring ?
Vérifiez les prévisions météo, les autorisations, les livraisons, les logos, la liste des courses et l’itinéraire. Confirmez aussi le nombre d’inscrits, les besoins alimentaires et la disponibilité de tout le matériel au plus tard la veille au soir.

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