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Sponsor-Picknick organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Sponsor-Picknick müssen Gästeliste, Anmeldungen und Sponsormaterialien früh zusammenpassen. Plane zuerst Programm, Reservierungen und nötige Genehmigungen; danach folgen Einladungen, Essenswünsche und Logistik. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Ablauf für Registrierung, Lieferungen, Aufbau und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig zu spät geprüft wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sponsormaterialien inventarisieren

    2 Personen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Sponsorlogos kontrollieren

  • Route und Parken teilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Picknickkörbe füllen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Picknickdecken auslegen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Sponsorbanner aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Licht prüfen

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    6 Personen

Event

  • Registrierung besetzen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Sponsorenvorstellung übernehmen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung einschalten

  • Abschiedsgeschenke verteilen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Pfand kontrollieren

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Sponsorenmaterialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • PicknicktischeAnz. 4
  • PicknickdeckenAnz. 20
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 110
  • SchälchenAnz. 90
  • GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • MesserAnz. 110
  • GabelnAnz. 110
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 18
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 10
  • BrotkörbeAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Mobiler Lautsprecher
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 6

Dekoration

  • SponsorenbannerAnz. 6
  • BeachflagsAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • MenükartenAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • PräsentationsständerAnz. 6
  • GeschenktütenAnz. 90

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Ernährungswünsche und die endgültige Personenzahl spätestens einige Tage vor der Picknick hast. So kannst du Snacks, Getränke, Geschirr und Sitzplätze passend planen.
  • Prüfe Sponsorlogos nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere Dateien, Größen und Platzierung vor dem Druck und lege Namensschilder sowie übrige Sponsormaterialien anschließend gemeinsam bereit.
  • Kläre Genehmigungen, Zufahrt und Parkmöglichkeiten vor den Einladungen. Teile Route und Parkhinweise mit der Erinnerung, damit Gäste nicht am Registrierungstisch nach dem Weg fragen müssen.
  • Plane für den Aufbau mehrere Stunden vor Beginn ein. Zelte, Tische, Picknickdecken, Buffet- und Registrierungstisch stehen zuerst; danach kommen Kühlboxen, Getränke, Geschirr und beschriftete Materialien.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Stelle bei Bedarf Partyzelte, zusätzliche Abfallbehälter und geschützte Plätze für Speisen, Kaffeemaschinen und Warmhaltebehälter bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sponsor-Picknick organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Reservierungen und Genehmigungen. Die endgültige Anmeldung und Ernährungswünsche sollten 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung vorliegen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Sponsor-Picknick?
Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
Wann sollte man die Sponsorlogos kontrollieren?
Kontrolliere Logos und Sponsormaterialien mindestens 7 Tage vor der Picknick, bevor etwas gedruckt oder aufgebaut wird. Eine zweite Sichtprüfung am Aufbau-Tag verhindert, dass veraltete oder falsch platzierte Logos sichtbar sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Sponsor-Picknick?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Tische, Sitzplätze, Registrierung, Buffet und Beschilderung ein. Lieferungen, Wetterprüfung und die Kontrolle des Geländes sollten vor Beginn dieses Zeitfensters erledigt sein.

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