Zo organiseer je een sponsorloop zonder verrassingen

Begin met het doelbedrag en de route, niet met de uitnodiging. Leg daarna de startlocatie vast en regel op tijd een routevergunning en verkeersregelaars. Zodra de route en veiligheid staan, kun je inschrijvingen, sponsorformulieren en vrijwilligers organiseren. In de laatste week draait alles om controle: deelnemerslijst, startgroepen, routeborden, waterpunten, materialen en de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Looproute vastleggen
2 personen
3
Routevergunning aanvragen
4
Verkeersregelaars aanvragen
5
Sponsordoel bepalen
2 personen
6
Inschrijfformulier opstellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsorformulieren verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Routecontrole uitvoeren
2 personen
13
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
16
Startgroepen indelen
2 personen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Leveringen bevestigen
19
Startnummers sorteren
2 personen
20
Sponsorformulieren sorteren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Routeborden voorbereiden
2 personen
24
Waterpunten voorbereiden
2 personen
25
Startnummers klaarleggen
2 personen
26
Inschrijftafels opstellen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
29
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
30
Routepijlen uitzetten
4 personen
31
Afzetlint langs route plaatsen
3 personen
32
Waterpunten inrichten
4 personen
33
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
34
EHBO-tafel inrichten
2 personen
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Sponsorformulieren innemen
2 personen
41
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
42
Startsein geven
2 personen
43
Routepost bemannen
8 personen
44
Verkeerspunten bewaken
6 personen
45
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
46
Water uitdelen
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Finishregistratie bijhouden
3 personen
49
EHBO verlenen
2 personen
50
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
51
Finishers feliciteren
2 personen
52
Uitslag controleren
2 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Bedankwoord uitspreken
55
Avondcatering serveren
4 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
60
Routepost afmelden
2 personen

Nazorg

61
Routeborden verzamelen
4 personen
62
Afzetlint verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Sponsorbedragen verzamelen
2 personen
73
Donaties administreren
2 personen
74
Bedankberichten versturen
2 personen
75
Opbrengst bekendmaken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedaantal 8

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Pionnenaantal 40
Routepijlenaantal 35
Kilometermarkeringenaantal 10
Startnummersaantal 250
Startnummerbandjesaantal 250
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintaantal 8
Medaillesaantal 20
Prijzenaantal 6
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Sponsorformulierenaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Routekaartenaantal 100

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Sponsorbannersaantal 12
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en controleer haar nogmaals vóór de start. Markeer kruisingen, bochten en afstanden met routepijlen, pionnen en kilometermarkeringen; zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf verkeerd lopen.
Maak de inschrijving concreet met starttijd, afstand, sponsorformulier en dieetwensen. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, inclusief startlocatie, parkeerinformatie en wat deelnemers zelf meenemen.
Plan vrijwilligers per taak en per tijdsblok. Reserveer bijvoorbeeld aparte mensen voor de inschrijftafels, waterpunten, routecontrole, startgroepen en finish; zonder die indeling blijft vooral de finish vaak onderbezet.
Bereid de start op volgorde voor: sorteer startnummers, leg startnummerbandjes klaar en deel deelnemers in startgroepen in. Test de mobiele geluidsinstallatie, draadloze microfoons en stopwatches minimaal 1 uur vóór de eerste start.
Maak een weer- en stroomplan voor de locatie. Zet partytenten en afzethekken klaar, controleer verlengkabels en stekkerdozen en gebruik powerbanks als back-up; neem bij een avondprogramma ook ledlampen mee voor donkere delen van de route.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de startlocatie reserveren, de routevergunning aanvragen, verkeersregelaars regelen en deelnemers voldoende tijd geven om sponsors te verzamelen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een sponsorloop aanvragen?: Vraag de routevergunning aan zodra de route vastligt, liefst 8 weken vóór de loop. Controleer bij dezelfde aanvraag hoeveel verkeersregelaars nodig zijn en welke afzettingen of routeborden verplicht zijn.
Hoeveel waterpunten heeft een sponsorloop nodig?: Plan minimaal 1 waterpunt per 3 tot 5 kilometer en plaats altijd water bij de start en finish. Zet per punt waterkannen of koelboxen en herbruikbare bekers klaar; controleer de voorraad uiterlijk 1 uur vóór de start.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een sponsorloop?: Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen vóór het evenement. Vermeld daarin de starttijd, startgroep, route, startnummer, locatie, veiligheidsafspraken en het tijdstip waarop deelnemers aanwezig moeten zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.