Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare d’abord comme un événement sportif, puis comme une collecte de fonds. Commencez par réserver le lieu de départ, définir le parcours et vérifier les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, fixez l’objectif de sponsoring, recrutez les bénévoles et préparez la sécurité, le balisage et les points d’eau. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, répartir les départs et contrôler chaque livraison.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Définir le parcours
2 personnes
3
Demander l’autorisation de parcours
4
Demander des agents de circulation
5
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
6
Établir le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
13
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
16
Répartir les groupes de départ
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
18
Confirmer les livraisons
19
Trier les dossards
2 personnes
20
Trier les formulaires de sponsoring
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
24
Préparer les points d’eau
2 personnes
25
Préparer les dossards
2 personnes
26
Installer les tables d’inscription
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
3 personnes
29
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
30
Installer les flèches de signalisation
4 personnes
31
Installer des rubans de balisage le long du parcours
3 personnes
32
Installer des points d'eau
4 personnes
33
Brancher l'installation de musique
2 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
36
Accueillir les bénévoles
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les dossards
3 personnes
40
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
41
Accompagner les participants au départ
3 personnes
42
Donner le signal de départ
2 personnes
43
Tenir le poste de route
8 personnes
44
Surveiller les points de circulation
6 personnes
45
Encourager les participants
4 personnes
46
Distribuer de l'eau
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
49
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
50
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
51
Féliciter les finishers
2 personnes
52
Vérifier les résultats
2 personnes
53
Remettre les prix
2 personnes
54
Prononcer le discours de remerciement
55
Servir le catering du soir
4 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
60
Déclarer le poste de parcours fermé
2 personnes

Suivi

61
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
62
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Collecter les montants des sponsors
2 personnes
73
Gérer les dons
2 personnes
74
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
75
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappeqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 40
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 8
Médaillesqté 20
Prixqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Formulaires de sponsoringqté 250
Braceletsqté 250
Cartes d'itinéraireqté 100

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bannières sponsorsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives avant d’annoncer la date : l’autorisation du parcours et les agents de circulation peuvent prendre plusieurs semaines. Ne distribuez pas les invitations tant que l’itinéraire et les horaires de départ ne sont pas confirmés.
Fixez un objectif de sponsoring chiffré et indiquez clairement comment les dons seront recueillis. Prévoyez un formulaire d’inscription qui demande aussi les besoins alimentaires afin de ne pas découvrir ces contraintes le jour de la course.
Effectuez un contrôle complet du parcours quelques jours avant l’événement. Vérifiez les croisements, les points dangereux, les emplacements des cônes, des flèches de direction, des bornes kilométriques et des barrières de sécurité.
Préparez les dossards, bracelets et groupes de départ au moins la veille. Une liste définitive des participants et un départ par groupes réduisent les files à l’inscription et évitent de chercher un numéro au dernier moment.
Traitez le ravitaillement comme une livraison à organiser : installez les tables, carafes, gobelets et glacières avant l’arrivée des coureurs. Gardez aussi un plan météo et des batteries externes pour la sonorisation, les chronomètres et l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour réserver le départ, obtenir les autorisations, définir la sécurité et ouvrir les inscriptions. Un parcours impliquant plusieurs routes ou des agents de circulation demande souvent davantage de marge.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Déposez la demande dès que le parcours est défini, idéalement 8 semaines avant la course. Attendez la confirmation avant d’imprimer les informations définitives ou d’envoyer les invitations.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course caritative ?: Répartissez les bénévoles par fonctions : inscription, départ, balisage, points d’eau, circulation, sécurité et arrivée. Faites la répartition finale au moins 7 jours avant, avec un responsable identifié pour chaque zone.
Quand préparer les dossards et les groupes de départ ?: Préparez et triez les dossards la veille, après avoir établi la liste définitive des participants. Envoyez les horaires, le groupe de départ et les consignes pratiques au plus tard 48 heures avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.