Einen Spendenlauf Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Startort, Laufstrecke und Spendenziel. Die Routengenehmigung sollte früh beantragt werden, bevor Einladungen mit einer festen Strecke verschickt werden.
• Lege für die Anmeldung eine Frist von 7 bis 10 Tagen vor dem Lauf fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Verpflegung und Teilnehmerinformationen nicht am Veranstaltungstag nachträglich geklärt werden müssen.
• Plane pro Streckenabschnitt eine verantwortliche Person und führe 3 bis 5 Tage vorher eine vollständige Streckenkontrolle durch. Prüfe dabei Wegweiser, Kilometermarkierungen, Absperrungen und die Position der Wasserstellen.
• Sortiere Startnummern, Sponsorformulare und die endgültige Teilnehmerliste spätestens am Vortag. Teile die Läufer dann in Startgruppen ein und lege die Startnummernbänder am Anmeldetisch bereit.
• Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vor dem Start und bestätige alle Lieferungen am selben Tag. Für die Ausgabe solltest du Wasserstellen, Kühlboxen, wiederverwendbare Becher sowie Beschallung und Beleuchtung vor dem Eintreffen der ersten Gruppe aufbauen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Strecke, Startort, Genehmigung, Verkehrsregler, Anmeldung und Helferplanung noch ohne Zeitdruck koordinieren.

Wann muss ich die Genehmigung für die Laufstrecke beantragen?

Beantrage sie direkt nach der Festlegung der Strecke, spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. Warte nicht auf die vollständige Teilnehmerzahl, weil sich Einladungen und Sicherheitsplanung an der genehmigten Route orientieren.

Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?

Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Wasserstelle und pro kritischem Streckenabschnitt sowie 2 bis 3 Personen für Anmeldung und Zielbereich ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und benötigten Verkehrsreglern ab.

Wann soll ich Startnummern und Startgruppen vorbereiten?

Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher und teile danach die Startgruppen ein. Sortiere die Startnummern und lege sie spätestens am Vorabend nach Gruppen geordnet am Anmeldetisch bereit.

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