Cómo organizar una carrera solidaria sin dejar cabos sueltos

Una carrera solidaria se organiza en este orden: primero se define el objetivo y la ruta, después se tramitan los permisos y se abren las inscripciones, y por último se prepara la operación del día. La ruta necesita más que un recorrido atractivo: debe estar autorizada, señalizada y cubierta por un plan de seguridad. También tendrás que coordinar voluntarios, dorsales, grupos de salida y puntos de agua. El plan reúne las tareas y los materiales necesarios para llegar a la salida con todo comprobado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la ubicación de salida
2
Fijar la ruta
2 personas
3
Solicitar el permiso de ruta
4
Solicitar controladores de tráfico
5
Definir el objetivo benéfico
2 personas
6
Crear el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Distribuir los formularios de patrocinio
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Realizar el control de ruta
2 personas
13
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Crear la lista final de participantes
2 personas
16
Dividir los grupos de salida
2 personas
17
Enviar información a los participantes
18
Confirmar entregas
19
Ordenar los dorsales
2 personas
20
Ordenar formularios de patrocinio
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Preparar señales de ruta
2 personas
24
Preparar puntos de agua
2 personas
25
Preparar los dorsales
2 personas
26
Colocar las mesas de inscripción
3 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
3 personas
29
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
30
Colocar las flechas de la ruta
4 personas
31
Colocar cinta de balizamiento a lo largo de la ruta
3 personas
32
Montar puntos de agua
4 personas
33
Conectar el equipo de música
2 personas
34
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
35
Preparar la restauración
3 personas
36
Recibir a los voluntarios
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

38
Registrar a los participantes
4 personas
39
Repartir dorsales
3 personas
40
Recoger los formularios de patrocinio
2 personas
41
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
42
Dar la señal de inicio
2 personas
43
Atender el puesto de ruta
8 personas
44
Vigilar los puntos de tráfico
6 personas
45
Animar a los participantes
4 personas
46
Repartir agua
4 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
49
Prestar primeros auxilios
2 personas
50
Repartir fruta y snacks
3 personas
51
Felicitar a los finalistas
2 personas
52
Comprobar los resultados
2 personas
53
Entregar premios
2 personas
54
Dar el discurso de agradecimiento
55
Servir el catering de la noche
4 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Hacer check-out de los últimos participantes
2 personas
60
Dar de baja el punto de ruta
2 personas

Seguimiento

61
Recoger las señales de ruta
4 personas
62
Retirar la cinta de delimitación
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Retirar los residuos
2 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Recopilar los importes de patrocinio
2 personas
73
Gestionar las donaciones
2 personas
74
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
75
Anunciar el resultado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mantelcant. 8

Material deportivo

Arco de salida y meta
Conoscant. 40
Flechas de rutacant. 35
Marcadores de kilómetrocant. 10
Dorsalescant. 250
Pulseras con número de dorsalcant. 250
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 12
Vallas de separacióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 8
Medallascant. 20
Premioscant. 6
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Formularios de patrociniocant. 250
Pulserascant. 250
Mapas de rutacant. 100

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Jarras de aguacant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Banners de patrocinadorescant. 12
Cartel de bienvenida
Pizarrascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la ruta y los permisos, no por las inscripciones. Reserva el punto de salida, fija el recorrido y solicita con antelación el permiso de ruta y los controladores de tráfico; si esperas a tener participantes, cualquier cambio llegará demasiado tarde.
Abre el formulario cuando ya puedas explicar el recorrido y la logística. Incluye las preferencias dietéticas y utiliza los formularios de patrocinio desde el principio, porque recopilar esos datos una semana antes complica la preparación de avituallamientos y documentos.
Haz una revisión completa del recorrido antes del evento. Comprueba cruces, zonas conflictivas y puntos de agua; prepara flechas, conos, marcadores de kilómetro y cinta de balizamiento para que los voluntarios puedan montar la señalización sin improvisar.
Cierra la operación con una lista definitiva de participantes. Divide los grupos de salida, prepara los dorsales y pulseras numeradas, y envía la información final con la hora de llegada, el punto de encuentro y las instrucciones de seguridad.
Comprueba el material y el pronóstico en las últimas 48 horas. Además de mesas, carpas y vallas, revisa sonido, micrófonos, alargadores, regletas, baterías externas, iluminación, vasos reutilizables y neveras portátiles; son elementos fáciles de olvidar hasta que hacen falta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera solidaria?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva la salida y fija la ruta en la primera semana, tramita los permisos cuanto antes y deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, dorsales, voluntarios y seguridad.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una carrera solidaria?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la carrera. Ese margen permite crear la lista final, dividir los grupos de salida, preparar los dorsales y comunicar la información definitiva a cada participante.
¿Cuántos puntos de agua necesita una carrera solidaria?: Como referencia, coloca un punto de agua cada 3 o 4 kilómetros, además de uno en la zona de meta. Para cada participante, calcula aproximadamente 250 a 500 ml en total y añade una reserva del 15%.
¿Cuándo se debe revisar la ruta y el plan de seguridad?: Haz un control completo de la ruta entre 3 y 7 días antes y una última comprobación el mismo día. Revisa cruces, señalización, vallas, controladores, puntos de agua y las previsiones meteorológicas antes de abrir la salida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.