Sponsorloop organiseren: checklist en planning

Een sponsorloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers laten starten. Je regelt vergunningen, verzekering, verkeersveiligheid, inschrijvingen, sponsorpakketten en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Ook de start- en finishzone verdienen aandacht: daar komen registratie, startnummers, geluid, drinken en EHBO samen. Gebruik deze checklist om het werk stap voor stap te plannen en voorkom dat routebordjes, sponsorformulieren of gekoelde dranken pas op de ochtend zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie en terrein reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Route verkeersveilig maken
2 personen
Start- en finishindeling maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsorpakketten verspreiden
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
EHBO-vrijwilligers bevestigen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers afdrukken
Sponsorformulieren afdrukken
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers per deelnemer sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en brood voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Vrijwilligersdienst bevestigen

Event

Terrein inspecteren
2 personen
Route uitzetten
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Routecontrole uitvoeren
4 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Sponsorformulieren innemen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Routepost bemannen
8 personen
Finish registreren
3 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Tussenstanden bekendmaken
Medische hulp registreren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Donatiegegevens verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Routebordjes verzamelen
4 personen

Nazorg

Terrein opruimen
6 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Sponsorbedragen verwerken
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Markeerkegelsaantal 40
Routepionnenaantal 30
Routebordjesaantal 25
Afzetlintaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 2
Startpistool
Warming-upmattenaantal 20
Reservevetersaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Laptopsaantal 2
Mobiele opladersaantal 8
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Printer
Reservebatterijenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 40

Decoratie

Start-finishboog
Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Prikbordenaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Pennenbakkenaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 20
Verkeersregelaarsbordenaantal 8
Dekenrollenaantal 4
Nooddekensaantal 20

Catering

Boodschappen
Waterkannenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Koelkommenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Vershoudbakkenaantal 20
Keukentangenaantal 8
Koffiefilterschaalaantal 3
Drankdispensersaantal 6
Koelmattenaantal 10
Thermosbekersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 6
Handvegersaantal 4

Tips

Leg datum, route en locatie vroeg vast en controleer daarna meteen vergunningen en verzekering. Een route is pas bruikbaar als ook verkeersveiligheid, afzetting en verkeersregelaars zijn geregeld.
Open het aanmeldformulier zodra de sponsorinformatie klaarstaat. Verzamel dieetwensen en deel deelnemers uiterlijk vóór de wedstrijddag in startgroepen in, zodat startnummers per deelnemer kunnen worden gesorteerd.
Maak voor vrijwilligers een indeling per plek en tijd: registratie, route, verkeer, start, finish en EHBO. Bevestig EHBO-vrijwilligers afzonderlijk en instrueer verkeersregelaars over kruisingen en noodprocedures.
Controleer de route niet alleen op papier. Zet routepionnen, markeerkegels, routebordjes en afzetlint klaar en wijs iemand aan die vóór de eerste start de volledige route controleert.
Richt start en finish zo in dat deelnemersstromen elkaar niet kruisen. Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons en verlengkabels vooraf en koel dranken pas nadat je hebt gecontroleerd hoeveel koelboxen en bekers beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie, vergunningen en verzekering. Plan de vrijwilligersindeling, startgroepen en materialen uiterlijk in de laatste 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Dat hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar verdeel de bezetting in elk geval over registratie, start, finish, routebewaking, verkeer en EHBO. Maak de definitieve indeling 1 tot 2 weken vooraf en bevestig iedereen nogmaals in de laatste 48 uur.
Wanneer moet ik startnummers en sponsorformulieren afdrukken?: Druk startnummers af nadat de inschrijvingen en startgroepen zijn verwerkt, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de sponsorloop. Sorteer ze per deelnemer en leg sponsorformulieren apart per groep of klas klaar.
Wat moet ik op de dag van een sponsorloop klaarzetten?: Zet vóór de eerste deelnemers arriveren de inschrijftafels, startnummers, veiligheidsspelden, routebordjes, afzetmateriaal, geluidsinstallatie en EHBO-post klaar. Koel dranken en test stroom, microfoons en stopwatches minimaal 1 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.