Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut coordonner les autorisations, la sécurité, les bénévoles, les inscriptions et l’accueil, souvent sur plusieurs semaines. Cette checklist de 69 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de l’itinéraire jusqu’au refroidissement des boissons. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : dossards triés, signalisation visible, besoins alimentaires et briefing des régulateurs de trafic.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Sécuriser l’itinéraire pour la circulation
2 personnes
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les packs de sponsoring
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Confirmer les bénévoles de premiers secours
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Imprimer les dossards
Imprimer les formulaires de sponsor
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les numéros de départ par participant
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et le pain
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le service des bénévoles

Événement

Inspecter le site
2 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
4 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Enregistrer les secours médicaux
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Collecter les données des dons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler les panneaux de parcours
4 personnes

Suivi

Ranger le site
6 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les montants des sponsors
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Cônes de signalisationqté 40
Piquets de parcoursqté 30
Panneaux d’orientationqté 25
Ruban de balisageqté 8
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 2
Pistolet de départ
Tapis d’échauffementqté 20
Lacets de rechangeqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Chargeurs mobilesqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Imprimante
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 40

Décoration

Arche de départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Pots à crayonsqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux de signalisation pour les agents de circulationqté 8
Rouleaux de couverturesqté 4
Couvertures de survieqté 20

Catering

Courses
Carafes d’eauqté 12
Corbeilles à painqté 8
Bacs à glaceqté 12
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Boîtes de conservationqté 20
Pinces de cuisineqté 8
Corbeille à filtres à caféqté 3
Distributeurs de boissonsqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 10
Mugs isothermesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 6
Balais à mainqté 4

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifiez rapidement les autorisations, l’assurance et les conditions d’utilisation du terrain. Gardez une marge d’au moins 4 semaines pour corriger un dossier incomplet.
Prévoyez l’organisation du départ et de l’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Répartissez les groupes de départ et préparez les dossards triés par participant au plus tard la veille.
Ne comptez pas uniquement sur les bénévoles inscrits : confirmez séparément les personnes affectées aux premiers secours et briefez les régulateurs de trafic avant le jour de la course.
Préparez la signalisation du parcours avec des cônes, des piquets, des panneaux d’orientation et du ruban de balisage. Faites un repérage complet du parcours quelques jours avant pour vérifier chaque changement de direction.
Traitez les besoins alimentaires dès l’inscription et refroidissez les boissons suffisamment tôt. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises, chargeurs et microphones, car ces éléments sont souvent oubliés lors de l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, les autorisations, l’assurance, les bénévoles, les inscriptions et la sécurité.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le parcours et les principales consignes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le départ. Vous pourrez ensuite traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévoyez au minimum une équipe dédiée au départ, une à l’arrivée, des régulateurs aux points de circulation et des bénévoles pour le ravitaillement. Confirmez les affectations et les remplaçants au moins 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les dossards et les panneaux du parcours ?: Imprimez les dossards après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant la course. Préparez les panneaux, cônes, piquets et ruban de balisage la veille, puis vérifiez leur emplacement lors d’un dernier passage.

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