Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine Strecke und Startnummern. Du musst Route, Gelände, Genehmigungen und Versicherung früh klären, danach Anmeldung, Sponsoren und Helfer koordinieren. In den letzten Tagen zählen vor allem klare Startgruppen, beschilderte Wege und ein belastbarer Sicherheitsplan. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum gekühlten Getränk am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Location und Gelände reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Route verkehrssicher machen
2 Personen
Start- und Zielaufstellung erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsorenpakete verteilen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbung in sozialen Medien posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Freiwillige bestätigen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Startnummern drucken
Sponsorformulare drucken
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Startnummern pro Teilnehmer sortieren
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Obst und Brot vorbereiten
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Freiwilligeneinsatz bestätigen

Event

Gelände inspizieren
2 Personen
Route festlegen
6 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Streckenkontrolle durchführen
4 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Startschuss geben
2 Personen
Routeposten besetzen
8 Personen
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
Zwischenstände bekanntgeben
Medizinische Hilfe registrieren
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Spenderdaten erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Wegweiser sammeln
4 Personen

Nachbereitung

Gelände aufräumen
6 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Sponsorbeträge verarbeiten
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 500
MarkierungskegelAnz. 40
StreckenpylonenAnz. 30
WegweiserAnz. 25
AbsperrbandAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
MessbänderAnz. 2
Startpistole
Warm-up-MattenAnz. 20
ErsatzschnürsenkelAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
LaptopsAnz. 2
Mobile LadegeräteAnz. 8
FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 6
Drucker
ErsatzbatterienAnz. 40

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 40

Dekoration

Start-Ziel-Bogen
WimpelkettenAnz. 12
SponsorenbannerAnz. 10
WegweiserAnz. 20
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
PinnwändeAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
StiftehalterAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
SeilrollenAnz. 4
KabelbinderAnz. 200

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 20
Verkehrshelfer-SchilderAnz. 8
DeckenrollenAnz. 4
NotfalldeckenAnz. 20

Catering

Einkäufe
WasserkannenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 8
KühlschüsselnAnz. 12
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
FrischhaltedosenAnz. 20
KüchenzangenAnz. 8
KaffeefiltersiebAnz. 3
GetränkespenderAnz. 6
KühlmattenAnz. 10
ThermobecherAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 6
HandfegerAnz. 4

Tipps

Lege Route und Gelände mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe anschließend Genehmigungen, Versicherung und Verkehrssicherheit, bevor du Einladungen oder Sponsorenpakete verschickst.
Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Kontaktdaten, damit Startnummern und Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
Plane Helfer nach konkreten Stationen ein: Anmeldung, Strecke, Verkehr, Start, Ziel und Erste Hilfe. Weise Verkehrsregler und Erste-Hilfe-Freiwillige spätestens eine Woche vorher ein.
Sortiere Startnummern pro Teilnehmer am Vortag und lege Sicherheitsnadeln direkt dazu. Drucke Sponsorformulare, Wegweiser und Startgruppen ebenfalls vorher, damit am Morgen nur noch verteilt und aufgebaut werden muss.
Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kühlboxen, Thermoskannen sowie wiederverwendbare Becher an festen Ausgabestellen bereit. Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Läufer.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Gelände, Genehmigungen und Versicherung. Anmeldung, Sponsoren und Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Station ein: Anmeldung, Start, Ziel, Strecke, Verkehr und Erste Hilfe. Bei mehreren Startgruppen oder einer längeren Route brauchst du zusätzliche Streckenposten und Verkehrsregler.
Was muss am Tag vor dem Spendenlauf vorbereitet werden?: Sortiere Startnummern, drucke Startgruppen und Sponsorformulare und stelle Wegweiser sowie Absperrmaterial bereit. Getränke sollten am Vorabend gekühlt und Technik, Funkmikrofone und Ladegeräte vollständig getestet werden.
Wann sollte man die Startgruppen beim Spendenlauf einteilen?: Teile die Startgruppen spätestens am Vortag ein, sobald die Anmeldungen geschlossen oder belastbar sind. So kannst du Startnummern sortieren und die Reihenfolge am Veranstaltungstag ohne lange Wartezeiten bekannt geben.

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