Sponsorloop organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een sponsorloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers laten starten. Je regelt tegelijk inschrijvingen, sponsorgeld, verkeersveiligheid, vrijwilligers en de praktische inrichting van start en finish. Begin met datum, locatie en routevergunning en werk daarna toe naar een actuele deelnemerslijst en duidelijke instructies. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk enkele weken vooraf vastlegt en wat op de dag zelf klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsorkaarten verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routevergunning aanvragen
Verzekering controleren
Locatie reserveren
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
Route met gemeente afstemmen
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Sponsorbijdragen registreren
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routeborden ontwerpen
Startnummers printen
2 personen
Sponsorformulieren printen
2 personen
Routepijlen printen
2 personen
Medische contactgegevens verzamelen
Muziek afspeellijst maken
Fotograaf vastleggen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
Sponsorgeldprocedure versturen
Startnummers per deelnemer sorteren
2 personen
Tafels en stoelen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Route verkennen
3 personen
Routeborden klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Vrijwilligersinstructies printen
EHBO-materialen controleren
2 personen
Geldkist en betaalmiddelen klaarleggen
2 personen

Event

Start- en finishzone uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Inschrijftafel bemannen
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Late deelnemers registreren
2 personen
Sponsorkaarten innemen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Hardloopinstructies geven
2 personen
Startschot geven
Routepost bemannen
8 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Finishers afvinken
3 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Fotomoment bij finish begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Prijsuitreiking klaarzetten
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Sponsorgeld veilig opbergen
2 personen
Routeborden verwijderen
6 personen
Verkeerskegels verzamelen
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inladen
4 personen
Route op netheid controleren
3 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Locatiesleutels inleveren

Nazorg

Materialen uitladen
4 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Sponsorgeld tellen
2 personen
Sponsorgeld overmaken
Sponsorformulieren verwerken
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Borg en facturen afhandelen
Vrijwilligersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordjesaantal 6
Startboog
Finishlint
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 10
Sporthesjesaantal 20
Waterkrattenaantal 8
Drinkbekers voor onderwegaantal 500
Medaillelintenaantal 180
Mededelingenbordenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Handtellersaantal 4
Fotocamera

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reflectiehesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Afzetlintaantal 6
Portofoonsaantal 10

Decoratie

Spandoekenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Prijzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de routevergunning en afstemming met de gemeente minimaal 6 tot 8 weken voor de sponsorloop aan. Controleer meteen of verkeersbegeleiders nodig zijn en leg hun posten per kruising vast.
Open het inschrijfformulier zodra datum en route gepubliceerd zijn en werk de deelnemerslijst minstens één keer per week bij. Verzamel daarbij direct dieetwensen, medische contactgegevens en eventuele bijzonderheden.
Plan voor elke routepost één verkeersbegeleider en regel daarnaast minimaal twee vrijwilligers voor inschrijving en finish. Stuur hun taakverdeling en aankomsttijd uiterlijk 7 dagen vooraf.
Print startnummers, sponsorformulieren en routepijlen minstens 3 dagen voor de loop. Leg routeborden, kilometerbordjes, verkeerskegels, veiligheidsspelden en sporthesjes per post klaar in aparte kratten.
Stuur deelnemersinstructies en de procedure voor sponsorgeld uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, route, wat ze meenemen, waar ze zich melden en wanneer sponsorbijdragen geregistreerd of ingeleverd worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorloop organiseren?: Start minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, route en vergunning. Gebruik de laatste 2 weken voor het controleren van deelnemers, vrijwilligers, materiaal en communicatie.
Welke vergunning heb ik nodig voor een sponsorloop?: Dat hangt af van de route en de gemeente. Neem minimaal 6 tot 8 weken vooraf contact op met de gemeente om te vragen of een routevergunning, verkeersmaatregelen of toestemming voor geluid nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorloop?: Reken op minimaal één begeleider per kruising of routepost, plus twee mensen bij inschrijving en twee bij de finish. Voeg een coördinator toe die tijdens de loop bereikbaar is voor alle posten.
Wanneer moet ik het sponsorgeld van een sponsorloop regelen?: Stuur de betaal- en inleverprocedure uiterlijk 5 dagen voor de sponsorloop naar deelnemers. Registreer ontvangen bedragen direct en plan na afloop één vast moment om ontbrekende sponsorbijdragen na te vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.