Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus qu’un parcours et des participants. Il faut obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions, coordonner les bénévoles et préparer chaque point de sécurité avant le départ. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au dernier contrôle météo. Elle couvre aussi les éléments souvent oubliés : besoins alimentaires, coordonnées médicales, financement des sponsors, signalétique et consignes envoyées aux coureurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier l’itinéraire et la date
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Distribuer les cartes de sponsor
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Enregistrer les contributions des sponsors
2 personnes
Concevoir les dossards
Concevoir les panneaux d’orientation
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Imprimer les formulaires de sponsor
2 personnes
Imprimer les flèches de parcours
2 personnes
Collecter les coordonnées médicales
Créer la playlist musicale
Réserver le photographe
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
Envoyer la procédure de financement des sponsors
Trier les numéros de départ par participant
2 personnes
Récupérer les tables et les chaises
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Reconnaître le parcours
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Imprimer les consignes pour les bénévoles
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

Délimiter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des cônes de signalisation
4 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Tenir la table d’inscription
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants en retard
2 personnes
Récupérer les cartes de sponsoring
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner les instructions de course
2 personnes
Donner le coup d’envoi
Tenir le poste de route
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Cocher les arrivants
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner le moment photo à l'arrivée
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Préparer la remise des prix
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Ranger l’argent des sponsors en sécurité
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Rassembler les cônes de signalisation
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Vérifier la propreté de l’itinéraire
3 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Restituer les clés du lieu

Suivi

Décharger le matériel
4 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Compter l’argent du sponsoring
2 personnes
Verser le montant du sponsoring
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Rapporter les objets trouvés
Gérer la caution et les factures
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 30
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 40
Panneaux de kilométrageqté 6
Arche de départ
Ruban d'arrivée
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Chasubles sportivesqté 20
Caisses d’eauqté 8
Gobelets à emporterqté 500
Rubans de médailleqté 180
Panneaux d’informationqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Compteurs manuelsqté 4
Appareil photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Verres doseursqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 8
Ruban de balisageqté 6
Talkies-walkiesqté 10

Décoration

Banderolesqté 6
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Prixqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : demandez l’accord de la commune et vérifiez l’assurance avant d’annoncer officiellement la date. Préparez aussi la répartition des régulateurs de circulation.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les données au fur et à mesure. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les coordonnées médicales utiles à l’organisation.
Prévoyez un poste d’accueil clairement identifié avec les tables d’inscription, les dossards, les épingles de sûreté et les informations pratiques. Imprimez les numéros après la dernière mise à jour de la liste des participants.
Ne laissez pas la signalétique au dernier jour : les flèches, panneaux de kilométrage et cônes doivent être posés avant l’arrivée des coureurs. Vérifiez le parcours sur place et donnez aux bénévoles des consignes écrites.
Contrôlez le ravitaillement et la technique la veille. Répartissez les caisses d’eau, gobelets, sonorisation, microphones, rallonges et batteries externes, puis faites un essai complet avant le départ.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez le formulaire au moins 6 à 8 semaines avant la course. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les dossards et ajuster le nombre de bénévoles.
Quand demander l’autorisation du parcours ?: Faites la demande à la commune au minimum 8 semaines avant l’événement, ou plus tôt si plusieurs rues sont concernées. Le parcours définitif doit être coordonné avant l’envoi des instructions aux participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par point de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe d’accueil et une personne responsable de la coordination. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les absences le jour de la course.
Quand envoyer les consignes aux participants ?: Envoyez un premier message 7 à 10 jours avant la course avec l’adresse, l’horaire, le parcours et les consignes pratiques. Renvoyez un rappel 24 heures avant, après avoir vérifié la météo et les éventuelles modifications.

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