Checklist para organizar una carrera solidaria

Una carrera solidaria necesita más que un recorrido y una fecha. Hay que coordinar permisos, seguro, inscripciones, patrocinadores, voluntarios, señalización y atención a los participantes en un orden concreto. Empieza por cerrar la ruta y la autorización, y después abre las inscripciones con instrucciones claras. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día de la carrera con los dorsales, los puestos y el equipo preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la ruta y la fecha
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Distribuir las tarjetas de patrocinio
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Solicitar el permiso de ruta
Comprobar el seguro
Reservar el lugar
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
Coordinar la ruta con el ayuntamiento
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Registrar las aportaciones de los patrocinadores
2 personas
Diseñar los dorsales
Diseñar carteles de ruta
Imprimir los números de salida
2 personas
Imprimir los formularios de patrocinio
2 personas
Imprimir flechas de ruta
2 personas
Recopilar datos de contacto médicos
Crear lista de reproducción
Contratar fotógrafo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar instrucciones a los participantes
2 personas
Enviar el procedimiento del dinero del patrocinio
Ordenar los números de salida por participante
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Recorrer la ruta
3 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Preparar la caja de efectivo y los medios de pago
2 personas

Evento

Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar señales de ruta
6 personas
Colocar conos de tráfico
4 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Atender la mesa de inscripción
3 personas
Repartir dorsales
3 personas
Registrar a los participantes tardíos
2 personas
Recoger las tarjetas de patrocinio
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
Dar instrucciones de carrera
2 personas
Dar la salida
Atender el puesto de ruta
8 personas
Registrar los tiempos parciales
2 personas
Marcar a los finishers
3 personas
Repartir agua
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar el momento de fotos en la meta
2 personas
Recoger objetos perdidos
Preparar la entrega de premios
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas
Entregar premios
3 personas
Guardar el dinero del patrocinio de forma segura
2 personas
Retirar los carteles de ruta
6 personas
Reunir conos de tráfico
4 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Separar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Cargar los materiales
4 personas
Comprobar la limpieza de la ruta
3 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Entregar las llaves del lugar

Seguimiento

Descargar el material
4 personas
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Contar el dinero del patrocinio
2 personas
Transferir el dinero del patrocinio
Procesar formularios de patrocinio
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Devolver los objetos perdidos
Gestionar la fianza y las facturas
Enviar agradecimiento a los voluntarios
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 30
Papeleracant. 6

Material deportivo

Dorsalescant. 180
Imperdiblescant. 400
Conos de tráficocant. 30
Flechas de rutacant. 40
Señales de kilómetrocant. 6
Arco de salida
Cinta de meta
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 10
Chalecos deportivoscant. 20
Cajas de aguacant. 8
Vasos desechables para llevarcant. 500
Cintas de medallacant. 180
Paneles de anuncioscant. 4

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Contadores manualescant. 4
Cámara de fotos

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 60
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 6
Jarras medidorascant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 8
Cinta de balizamientocant. 6
Walkie-talkiescant. 10

Decoración

Banderolascant. 6
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Premioscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso de ruta y coordina el recorrido con el ayuntamiento antes de publicar la convocatoria. Reserva al menos varias semanas para resolver cambios, cortes de tráfico y la asignación de reguladores.
Abre el formulario de inscripción cuando la fecha y la ruta estén confirmadas. Recoge también las preferencias dietéticas y los datos de contacto médico para no tener que perseguir esa información durante la última semana.
Calcula los puestos de salida, llegada, avituallamiento e inscripción según el número previsto de participantes. Prepara dorsales, imperdibles, flechas, señales de kilómetro y conos con antelación, y comprueba que cada voluntario sepa dónde colocarlos.
No dejes los patrocinios para el final: distribuye las tarjetas, registra las aportaciones y envía por escrito el procedimiento para entregar el dinero. Imprime los formularios de patrocinio y define quién los recoge y cuándo.
Revisa el pronóstico del tiempo pocos días antes y vuelve a comprobarlo la víspera. Prueba el equipo de sonido, los micrófonos, los cables, las regletas y las baterías externas antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para una carrera solidaria?: Conviene solicitarlo varias semanas antes de la fecha prevista, porque el ayuntamiento puede pedir cambios en la ruta o en los cortes de tráfico. No publiques el recorrido definitivo hasta tener confirmada la autorización.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de una carrera solidaria?: Ábrelas después de confirmar la fecha, la ruta, el permiso y el seguro. Mantén el formulario activo durante el periodo que necesites para actualizar la lista de participantes y organizar dorsales, voluntarios y avituallamiento.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una carrera solidaria?: El número depende de la longitud de la ruta y de los cruces, pero debes cubrir como mínimo inscripción, salida y meta, avituallamiento y regulación del tráfico. Asigna a cada voluntario un punto concreto y comparte las instrucciones antes del día de la carrera.
¿Qué hay que preparar el día antes de una carrera solidaria?: Deja separados los dorsales, imperdibles, flechas, conos, señales de kilómetro, cronómetros, silbatos, chalecos y cajas de agua. También conviene probar el sonido, cargar las baterías y revisar que los carteles y las instrucciones para participantes estén listos.

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