Sponsorloop organiseren: checklist en planning

Een sponsorloop organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, route en toestemming, daarna deelnemers, sponsors en vrijwilligers. Plan de praktische uitvoering ruim vóór de start, want verkeersmaatregelen, locatie en materiaal worden vaak te laat geregeld. Controleer de route niet alleen op papier, maar ook ter plaatse. Op de dag zelf draaien registratie, routebegeleiding, veiligheid en verzorging tegelijk; verdeel die rollen daarom vooraf over voldoende mensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning en meldingen regelen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsorpakketten versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Sponsorbijdragen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route ter plaatse controleren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers voorbereiden
3 personen
Sponsorlogo's afdrukken
2 personen
Medaillelinten bevestigen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Route uitzetten
6 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Tafels en tenten opstellen
4 personen
Startnummerbalie inrichten
3 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Sponsorgelden innemen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Startsein geven
2 personen
Tussentijdse verzorging bemannen
3 personen
Route en verkeersposten bewaken
8 personen
Aankomende lopers registreren
3 personen
Medailleceremonie begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Sponsorinformatie toelichten
2 personen
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Sponsorgelden overmaken
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Medaillelintenaantal 150
Herinneringsmedaillesaantal 150
Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 40
Reflectievestenaantal 12
Waterbekersaantal 500
Klembordenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 2
Pennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 8
Koelboxenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Contantgeldkistje
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Schenkbladenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Decoratie

Sponsorbanierenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Tips

Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen zodra datum en route vaststaan. Houd minimaal enkele weken speling aan voor voorwaarden of aanpassingen van de gemeente.
Plan de start- en finishlocatie zo dat de startnummerbalie, tenten, tafels en wachtrij passen zonder de looproute te blokkeren. Richt de balie uiterlijk 60 minuten voor de start in.
Maak per verkeerspost een naam, telefoonnummer en tijdstip. Geef vrijwilligers reflectievesten, portofoons of megafonen en zorg dat zij vóór het uitzetten van de route op hun plek staan.
Controleer de deelnemerslijst kort voor de start en leg startnummers, veiligheidsspelden, medaillelinten en herinneringsmedailles per groep klaar. Zo voorkom je zoeken bij de inschrijving en finish.
Koel dranken vooraf en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer. Zet waterbekers, waterkannen, koelboxen en afvalbakken op vaste punten, met extra aandacht voor de finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de loop. Leg in de eerste 2 weken de datum, route, locaties en benodigde vergunningen vast; daarna kun je inschrijving, sponsors en vrijwilligers uitwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per verkeerspost en voeg aparte mensen toe voor registratie, start, finish en verzorging. Voor een kleine sponsorloop kom je vaak uit op ongeveer 10 tot 15 vrijwilligers, afhankelijk van de route.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een sponsorloop?: Voor het eerste uur kun je rekenen met 2 tot 3 drankjes per deelnemer. Zet extra water klaar bij de finish en houd rekening met warm weer, langere wachttijden en vrijwilligers die gedurende meerdere uren aanwezig zijn.
Wanneer moet ik de route van een sponsorloop controleren?: Controleer de route minimaal 2 weken vooraf ter plaatse en nogmaals in de laatste week. Loop daarbij kruisingen, smalle stukken, tijdelijke obstakels en de plaats van routepijlen, afzetlint en verkeerskegels na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.