Checklist pour organiser un course caritative
Un course caritative demande une préparation précise, car le parcours, la sécurité et l’accueil des participants avancent en parallèle. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis lance les autorisations, les inscriptions et la recherche de sponsors. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les bénévoles, vérifier le tracé sur place et préparer les dossards. Le jour J, prévois un responsable pour chaque poste afin que l’installation, la circulation et le ravitaillement ne reposent pas sur une seule personne.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les contributions des sponsors
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’itinéraire sur place
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Imprimer les logos des sponsors
2 personnes
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Installer le stand des dossards
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Encaisser les fonds de sponsoring
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Assurer le service intermédiaire
3 personnes
Surveiller le parcours et les points de circulation
8 personnes
Enregistrer les coureurs à venir
3 personnes
Coordonner la cérémonie de remise des médailles
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Présenter les informations sponsor
2 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes
Suivi
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Verser les fonds de sponsoring
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 24
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Numéros de départqté 150
- Épingles de sûretéqté 300
- Rubans de médailleqté 150
- Médailles souvenirqté 150
- Flèches de directionqté 30
- Ruban de balisageqté 6
- Cônes de signalisationqté 40
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Gobelets d'eauqté 500
- Presse-papiersqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Poches de glaceqté 12
- Gants jetablesqté 2
- Stylosqté 20
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Rouleaux de cordeqté 4
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Mégaphonesqté 2
- Chronomètresqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Glacièresqté 4
- Lampes rechargeablesqté 6
- Caisse à espèces
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Assiettes réutilisablesqté 180
- Couvertsqté 180
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Pincesqté 6
Catering
- Courses
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Pinces à déchetsqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
Décoration
- Bannières de sponsorqté 12
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 30
Conseils
- Commence les demandes d’autorisation et les mesures de circulation plusieurs semaines avant la course : leur délai dépend des autorités et peut bloquer tout l’itinéraire.
- Ferme les inscriptions à une date précise, puis imprime les dossards avec une marge de 5 à 10 % pour les corrections, les pertes et les inscriptions tardives.
- Fais une reconnaissance complète du parcours avant le jour J. Note les carrefours à tenir, les emplacements des flèches et la quantité de ruban de balisage nécessaire.
- Attribue chaque bénévole à un poste et donne-lui une heure d’arrivée, un gilet réfléchissant et un moyen de communication. Une répartition écrite évite les postes laissés vides.
- Refroidis les boissons la veille et transporte-les dans des glacières. Prévois le ravitaillement, les gobelets d’eau et les poubelles avant l’installation des tables et des tentes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un course caritative ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de régler les autorisations, confirmer le parcours, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et préparer le matériel.
- Quand faut-il demander les autorisations pour un course caritative ?
- Dépose les demandes dès que la date et l’itinéraire sont fixés, généralement au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Ajoute les besoins liés à la circulation et aux rues concernées.
- Combien de bénévoles faut-il pour un course caritative ?
- Le nombre dépend du parcours, mais prévois au minimum une personne par point de circulation, plus une équipe pour les dossards, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Confirme la liste définitive 7 jours avant la course.
- Quand préparer les dossards et les panneaux de direction ?
- Prépare les dossards et imprime les panneaux 3 à 5 jours avant l’événement, après la vérification des inscriptions. Installe le balisage du parcours le jour même ou la veille, selon les règles locales.
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