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Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine Strecke und Startnummern. Kläre zuerst Termin, Route, Genehmigungen und Start- sowie Zielort, bevor du die Anmeldung veröffentlichst. Danach folgen Sponsoren, Teilnehmerdaten, Helfer und die Ausstattung für Strecke und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für eine Kontrollrunde vor Ort und für den Aufbau ein: Verkehrsposten, Wegweiser, Zelte und die Ausgabe der Startnummern müssen am Veranstaltungstag funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Start- und Zielort reservieren

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsorenpakete verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Sponsorbeiträge registrieren

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route vor Ort kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern vorbereiten

    3 Personen

  • Sponsorlogos drucken

    2 Personen

  • Medaillenbänder befestigen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Route festlegen

    6 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Tische und Zelte aufstellen

    4 Personen

  • Startnummern-Ausgabestelle einrichten

    3 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Sponsorengelder einnehmen

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Zwischenversorgung besetzen

    3 Personen

  • Route und Verkehrsposten überwachen

    8 Personen

  • Ankommende Läufer registrieren

    3 Personen

  • Medaillenzeremonie begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Sponsorinformationen erläutern

    2 Personen

  • Abfall während der Veranstaltung sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Tische und Zelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Sponsorengelder überweisen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappTischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 150
  • SicherheitsnadelnAnz. 300
  • MedaillenbänderAnz. 150
  • ErinnerungsmedaillenAnz. 150
  • WegweiserAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 6
  • VerkehrskegelAnz. 40
  • WarnwestenAnz. 12
  • WasserbecherAnz. 500
  • KlemmbretterAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • KühlkompressenAnz. 12
  • EinweghandschuheAnz. 2
  • StifteAnz. 20
  • Wasserfeste StifteAnz. 12
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • SeilrollenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • MegafoneAnz. 2
  • StoppuhrenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 6
  • Kassette für Bargeld
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierplattenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • ZangenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4

Dekoration

  • SponsorbannerAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 30

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Route, Genehmigungen und der Reservierung von Start- und Zielort. Verkehrsmaßnahmen und Streckenabsperrungen brauchen oft mehr Vorlauf als erwartet.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Startzeit, Strecke und Verpflegung feststehen. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und prüfe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Lauf.
  • Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für jeden Verkehrsposten brauchst du eine eingeteilte Person, zusätzlich Helfer für Anmeldung, Verpflegung und Streckenkontrolle. Übergib Funkgeräte oder Megafone vor dem Aufbau.
  • Bereite Startnummern, Sicherheitsnadeln, Sponsorlogos und Medaillenbänder mindestens 2 Tage vorher vor. Sortiere die Startnummern nach Namen oder Nummernbereich, damit die Ausgabe am Veranstaltungstag nicht zur Warteschlange wird.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bringe Material frühzeitig zum Veranstaltungsort. Rechne für Aufbau, Beschilderung, Zelte, Tische und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor dem Start ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?
Starte die Planung idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Meldungen, Verkehrsmaßnahmen und die Reservierung von Start- und Zielort sollten spätestens 6 Wochen vorher angestoßen werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?
Plane mindestens eine Person pro Verkehrsposten ein und ergänze Helfer für Anmeldung, Verpflegung, Start, Ziel und Streckenkontrolle. Für einen kleinen Lauf solltest du insgesamt mindestens 10 bis 15 Helfer einteilen; die genaue Zahl hängt von Route und Teilnehmerzahl ab.
Wann sollte man die Anmeldung für den Spendenlauf öffnen?
Öffne die Anmeldung, sobald Route, Zeiten, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Teilnahmebedingungen feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmerliste und Startnummern rechtzeitig geprüft werden können.
Wie viel Wasser braucht man für einen Spendenlauf?
Plane mindestens 0,5 Liter Wasser pro Teilnehmer für die Veranstaltung ein, bei Wärme mehr. Stelle Trinkstellen an Start, Ziel und – abhängig von der Streckenlänge – zusätzlich entlang der Route bereit; Getränke sollten am Vorabend gekühlt werden.

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