Sponsordag organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een sponsordag vraagt om meer dan een uitnodiging en een programma. Je moet sponsoren gericht benaderen, aanmeldingen en dieetwensen bijhouden en sprekers, presentaties en techniek op elkaar afstemmen. Plan de catering en inrichting pas definitief nadat je het aantal deelnemers hebt gecontroleerd. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar naamkaartjes, infopakketten, gekoelde dranken en een getest ontvangstpunt. Met deze checklist werk je van de eerste sponsorenlijst naar een soepel programma op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sponsorenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingstekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's printen
Routebeschrijving versturen
Aanmeldingen nalopen
Cateringbehoefte doorgeven
Sprekersinformatie delen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes sorteren
Infopakketten samenstellen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Sponsorlogo's plaatsen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Muziek testen
Veiligheidsuitgangen controleren
2 personen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Openingswoord begeleiden
Presentatie ondersteunen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerktafels begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sponsorbedankingen uitreiken
2 personen
Afsluitend woord begeleiden
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met sponsoren delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Bistrotafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 5
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Sponsorbannersaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Infomappenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Pennenaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met de sponsorenlijst en uitnodiging. Stuur een bevestiging zodra iemand zich aanmeldt en vraag dieetwensen meteen uit, zodat de cateraar niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Leg het programma uiterlijk 2 weken vooraf vast. Bevestig sprekers afzonderlijk en verzamel hun presentaties minstens 3 werkdagen voor de sponsordag, zodat je de laptop en beamer vooraf kunt testen.
Controleer het aantal aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf en geef dan de definitieve cateringbehoefte door. Gebruik datzelfde aantal voor stoelen, servies, naamkaartjes, programma's en infopakketten.
Maak de ontvangsttafel de dag ervoor compleet: sorteer de naamkaartjes, leg de routebeschrijving klaar en zet de infopakketten bij elkaar. Zo hoef je bij binnenkomst alleen nog te registreren en vragen te beantwoorden.
Open de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste gast arriveert. Zet tafels, stoelen, kapstokken en afvalbakken klaar, koel de dranken en controleer presentatie, microfoon en beamer voordat het programma begint.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een sponsordag versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de sponsordag. Geef genodigden minimaal 2 weken om te reageren en stuur daarna een bevestiging met programma en routebeschrijving.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten aan de cateraar doorgeven?: Geef het definitieve aantal 5 tot 7 dagen vooraf door, inclusief dieetwensen. Loop de aanmeldingen daarna nog één keer na en meld alleen wijzigingen die echt van invloed zijn op de catering.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek voor een sponsordag testen?: Test laptop, beamer en presentaties uiterlijk 1 werkdag vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Reserveer op de dag zelf minimaal 30 minuten voor een laatste controle.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een sponsordag op locatie op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en ontvangstvoorbereiding. Bij veel meubilair, catering of meerdere sprekers is 2 uur praktischer, zodat er tijd blijft voor een technische controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.