Checklist para organizar un Día del patrocinio sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 5 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes y comunicar al catering el número final y las preferencias dietéticas.
• Cierra el programa y confirma a todos los ponentes al menos 7 días antes. Recopila sus presentaciones en un único portátil y prueba el proyector y el resto de la técnica como mínimo 2 horas antes de recibir a los invitados.
• Prepara la mesa de registro con las tarjetas de nombres ordenadas alfabéticamente y coloca los programas y paquetes informativos antes de abrir la ubicación. Calcula 5 minutos de margen por cada 25 asistentes para resolver dudas de llegada.
• Reserva el mobiliario y el catering según el número confirmado de inscripciones, no según una estimación inicial. Comprueba que hay mesas para registro, oradores y buffet, además de sillas, percheros y papeleras en los puntos donde realmente se utilizarán.
• Enfría las bebidas varias horas antes y prepara el servicio justo antes de la recepción. Para el primer tramo del evento, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona y deja listas las jarras, vasos, copas, bandejas y pinzas de servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un Día del patrocinio?

Envíalas al menos 3 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones 5 días antes para poder confirmar asistentes, dietas y cantidades de catering.

¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes y sus presentaciones?

Confirma a los ponentes 7 días antes y recopila sus presentaciones antes de la víspera. Haz una prueba completa del portátil y el proyector al menos 2 horas antes de la llegada del público.

¿Cuánto catering necesito para un Día del patrocinio?

Calcula las cantidades a partir del número de inscripciones confirmadas, cerrado 5 días antes. Comunica entonces al catering el total y las preferencias dietéticas, y reserva aproximadamente 2 bebidas por persona para el primer tramo.

¿Cuándo debo preparar las tarjetas con nombres y los paquetes informativos?

Prepáralos el día anterior y clasifica las tarjetas por orden alfabético. Colócalos en la mesa de registro antes de abrir la ubicación, dejando al menos 30 minutos para revisar que no falte ningún inscrito.

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