Journée des sponsors : la checklist pour ne rien oublier
Une Journée des sponsors réussie repose surtout sur une préparation précise des invités, du programme et de l’accueil. Commence par recenser les sponsors, puis verrouille les inscriptions, les besoins alimentaires et les intervenants avant de confirmer le traiteur. La dernière semaine sert à tester la technique, finaliser les badges et transmettre les informations d’accès. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tables, le buffet, les dossiers et le matériel de présentation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des sponsors
2 personnes
Rédiger le texte d’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Tester la technique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les inscriptions
Transmettre les besoins en catering
Partager les informations sur les intervenants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Trier les badges nominatifs
Composer les dossiers d’information
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les logos des sponsors
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester la musique
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
Soutenir la présentation
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les tables de réseautage
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Remettre les remerciements aux sponsors
2 personnes
Présenter les mots de clôture
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Suivi
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les sponsors
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 70
- Tables bistrotqté 6
- Tables de buffetqté 4
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 80
- Cuillères à caféqté 70
- Couteaux à dînerqté 80
- Fourchettes de tableqté 80
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 16
- Pinces de serviceqté 8
- Carafesqté 10
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Thermosqté 5
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pied de microphone
- Batteries externesqté 4
Décoration
- Bannières sponsorsqté 8
- Nappesqté 14
- Badges nominatifsqté 80
- Brochures du programmeqté 80
- Dossiers d'informationqté 70
- Compositions floralesqté 8
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Stylosqté 40
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes de tableqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Lance les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la Journée des sponsors. Prévois une date limite d’inscription et relance les personnes qui n’ont pas répondu après 7 jours.
- Demande les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité dès l’inscription. Transmets le nombre final de participants et les contraintes alimentaires au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement.
- Verrouille le programme et les intervenants au moins 7 jours à l’avance. Récupère les présentations avant la veille afin de les tester sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur.
- Prépare les badges nominatifs et les dossiers d’information la veille, puis trie-les par ordre alphabétique. Installe la table d’inscription près de l’entrée et garde une liste actualisée des inscriptions confirmées.
- Prévois l’ouverture du lieu 2 à 3 heures avant l’arrivée des sponsors. Ce créneau permet de placer les tables et les chaises, de refroidir les boissons, d’installer le buffet et de vérifier le son et la projection.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une Journée des sponsors ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant, puis confirme les inscriptions et relance les absents après 7 jours.
- Quand confirmer le nombre de convives au traiteur ?
- Transmets un premier nombre dès la réservation, puis le chiffre définitif 3 à 5 jours avant la Journée des sponsors. Ajoute à ce moment les allergies et régimes particuliers recueillis lors des inscriptions.
- Combien de temps prévoir pour installer la Journée des sponsors ?
- Prévois 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Il faut notamment installer le mobilier, la table d’inscription, les badges, le buffet, les boissons et la technique, puis effectuer un dernier contrôle.
- Quand tester le vidéoprojecteur et les présentations ?
- Récupère les présentations au plus tard la veille et teste le vidéoprojecteur au moins 60 minutes avant l’accueil. Garde les fichiers sur l’ordinateur utilisé le jour même pour éviter les problèmes de compatibilité.
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