Boodschappenlijst voor een sponsordag

Voor een sponsordag heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Richt de ontvangst in met een registratietafel, naamkaartjes en programma’s, en zorg dat catering, servies en techniek op tijd klaarstaan. Stem de aantallen af op het definitieve aantal aanmeldingen en tel dieetwensen apart mee. Met deze boodschappenlijst houd je ook rekening met onderdelen die vaak pas op de dag zelf worden gemist, zoals karaffen, afvalbakken, verlengsnoeren en extra stoelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Bistrotafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 5
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Sponsorbannersaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Infomappenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Pennenaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 2 kilo
- Spa Blauw - 60 flessen
- Spa Rood - 36 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Ginger ale - 6 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Pilsener - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbrood - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Mini croissants - 80 stuks
- Mini broodjes - 100 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Komkommer - 3 kilo
- Tomaten - 3 kilo
- Rucola - 500 gram
- Paprika - 2 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Aardbeien - 3 kilo
- Meloen - 4 stuks
- Gemengde noten - 2 kilo
- Walnoten - 500 gram
- Rozijnen - 500 gram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Kaasblokjes - 2 kilo
- Mini gehaktballetjes - 3 kilo
- Falafel - 2 kilo
- Mini quiches - 80 stuks
- Wraps - 80 stuks
- Kipsalade - 2 kilo
- Pastasalade - 4 kilo
- Aardappelsalade - 4 kilo
- Groene salade - 4 kilo
- Pasta - 5 kilo
- Pestosaus - 1,5 kilo
- Tomatensaus - 3 liter
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Kipfilet - 5 kilo
- Vegetarische burgers - 30 stuks
- Hamburgerbroodjes - 70 stuks
- Cheddar - 1,5 kilo
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Knoflooksaus - 1,5 liter
- Barbecuesaus - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Olijfolie - 1 liter
- Kruidenmix - 3 zakjes
- Brownies - 80 stuks
- Mini muffins - 80 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Slagroom - 2 liter
- Dessertsaus - 2 flessen
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponzen - 10 stuks
- Schoonmaakdoeken - 20 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen

Tips

Tel per aangemelde gast één naamkaartje en één programma, plus ongeveer 5% extra voor last-minute wijzigingen. Sorteer de naamkaartjes vooraf op alfabet of organisatie, zodat registratie niet ophoopt.
Plan voor ontvangst minstens één registratietafel en twee stoelen per registratiepunt. Bij meer dan 50 gasten zijn twee registratiepunten meestal praktischer dan één lange rij.
Reken voor een programma van drie uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en 1 drankje per persoon per volgend uur. Koel dranken uiterlijk de avond ervoor en vul karaffen vlak voor ontvangst.
Controleer het servies aan de hand van het cateringmenu: dinerborden, dessertborden, waterglazen, wijnglazen en bestek zijn niet automatisch inbegrepen bij catering. Leg per gast minimaal één volledig bestekset klaar en houd 10% reserve achter de hand.
Test laptop en beamer minimaal één werkdag vooraf met alle presentaties. Neem de presentaties ook offline mee en zet water, afvalbakken en een routebeschrijving klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een sponsordag?: Regel naast catering in elk geval servies, glazen, bestek, karaffen, thermoskannen, koelboxen en ijsblokbakken. Voor ontvangst heb je naamkaartjes en geprinte programma’s nodig; voor presentaties een laptop en beamer. Controleer de aantallen op basis van het aantal bevestigde gasten en tel ongeveer 5% reserve mee.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een sponsordag?: Neem per gast minimaal één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één set dinerbestek. Bij een doorlopende catering of meerdere eetmomenten is 10% extra verstandig, zodat gebruikt servies niet direct hoeft te worden afgewassen. Voor wijn en koffie tel je alleen glazen en kopjes mee als die daadwerkelijk worden geserveerd.
Hoeveel drinken moet ik inslaan voor een sponsordag?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor een programma van drie uur komt dat neer op circa 4 tot 5 drankjes per gast, exclusief koffie tijdens een apart koffiemoment. Koel de voorraad uiterlijk de avond ervoor en houd een deel gekoeld achter de hand.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een sponsordag regelen?: Bestel houdbare artikelen en controleer het servies uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen 3 tot 5 werkdagen voor de sponsordag door aan de catering. Koop verse producten 1 dag vooraf en zet dranken en koelboxen de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.