Qué necesitas para organizar el Día del patrocinio

Para el Día del patrocinio necesitas coordinar recepción, catering y presentaciones sin que falte material durante el programa. La lista reúne mobiliario, vajilla, utensilios de cocina y equipo técnico para preparar el espacio y atender a los asistentes. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para evitar quedarte corto. Las bebidas, la vajilla y el material de registro suelen ser lo que se compra demasiado tarde.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 70
Mesas bistrocant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesa de oradores
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 70
Cuchillos de cenacant. 80
Tenedores de cenacant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 5
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Baterías externascant. 4

Decoración

Banners de patrocinadorescant. 8
Mantelescant. 14
Tarjetas de nombrecant. 80
Folletos del programacant. 80
Carpetas informativascant. 70
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Bolígrafoscant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesacant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 2 kilo
- Spa Blauw - 60 botellas
- Spa Rood - 36 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Ginger ale - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mini croissants - 80 unidades
- Mini bocadillos - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Pepino - 3 kilo
- Tomates - 3 kilos
- Rúcula - 500 gramos
- Pimiento morrón - 2 kilos
- Cebolla roja - 1 kilo
- Aceitunas - 1 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Fresas - 3 kilos
- Melón - 4 piezas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Nueces - 500 gramos
- Pasas - 500 gramos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Dados de queso - 2 kilo
- Mini albóndigas - 3 kilos
- Falafel - 2 kilos
- Mini quiches - 80 unidades
- Wraps - 80 unidades
- Ensalada de pollo - 2 kilos
- Ensalada de pasta - 4 kilos
- Ensalada de patata - 4 kilo
- Ensalada verde - 4 kilo
- Pasta - 5 kilos
- Salsa pesto - 1,5 kilo
- Salsa de tomate - 3 litros
- Queso parmesano - 1 kilo
- Pechuga de pollo - 5 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Panecillos de hamburguesa - 70 unidades
- Cheddar - 1,5 kilo
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de ajo - 1,5 litros
- Salsa barbacoa - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Aceite de oliva - 1 litro
- Mezcla de especias - 3 bolsas
- Brownies - 80 unidades
- Mini muffins - 80 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Nata montada - 2 litros
- Salsa de postre - 2 botellas
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 10 unidades
- Paños de limpieza - 20 unidades
- Guantes de goma - 6 pares
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos

Consejos

Calcula la vajilla para el número de asistentes confirmados y añade un 10 % de margen: necesitarás platos de cena y postre, vasos para agua, tazas de café y cubiertos.
Prepara las bebidas con antelación: enfría el agua y las demás bebidas el día anterior y reserva al menos dos vasos por persona si habrá recepción y comida.
Separa el material de registro antes de abrir la ubicación: coloca la mesa de registro, las tarjetas con nombres y los programas impresos en un único punto de entrada.
Para el catering, prevé suficientes bandejas de servir, pinzas, cucharones y jarras; comprueba también que haya termos, cubiteras y neveras portátiles disponibles antes de que llegue el primer invitado.
Prueba el portátil y el proyector con las presentaciones al menos 24 horas antes. Comprueba además que la mesa de oradores y las sillas estén colocadas antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para el Día del patrocinio?: Calcula una unidad por asistente para cada plato, cubierto y copa que se utilice al mismo tiempo. Añade un 10 % de reserva; para 50 personas, prepara al menos 55 unidades de cada pieza necesaria.
¿Cuándo debo enfriar las bebidas para el evento?: Ponlas a enfriar el día anterior, al menos 12 horas antes de la recepción. Mantén una parte en neveras portátiles y repón las cubiteras durante el programa.
¿Cuándo hay que comprar el material del catering?: Haz la compra entre 24 y 48 horas antes, después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Así puedes ajustar las cantidades y todavía tienes tiempo para comprobar que no falte ningún utensilio.
¿Cuándo debo probar el proyector y el portátil?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes del Día del patrocinio y repítela al abrir la ubicación. Comprueba las presentaciones, las conexiones y la visibilidad desde las últimas sillas.

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