Que prévoir pour une journée des sponsors ?

Une journée des sponsors demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, les supports remis aux participants, le service des boissons et le matériel pour les interventions. Cette liste rassemble les achats et fournitures à préparer à partir du nombre d’inscrits, avec une marge pour les imprévus. Les éléments souvent oubliés sont les verres à vin, les carafes, les sacs-poubelle, les porte-manteaux et les câbles nécessaires au vidéoprojecteur.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Tables bistrotqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 5
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Bannières sponsorsqté 8
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Dossiers d'informationqté 70
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Stylosqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguette - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini-croissants - 80 pièces
- Petits pains - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 500 grammes
- Poivrons - 2 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Melon - 4 pièces
- Mélange de noix - 2 kilo
- Noix - 500 grammes
- Raisins secs - 500 grammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Dés de fromage - 2 kilos
- Mini boulettes de viande - 3 kilos
- Falafel - 2 kilo
- Mini quiches - 80 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Salade de poulet - 2 kilos
- Salade de pâtes - 4 kilos
- Salade de pommes de terre - 4 kilo
- Salade verte - 4 kilo
- Pâtes - 5 kilo
- Sauce pesto - 1,5 kilo
- Sauce tomate - 3 liter
- Parmesan - 1 kilo
- Filet de poulet - 5 kilo
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Petits pains à hamburger - 70 pièces
- Cheddar - 1,5 kilo
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce à l’ail - 1,5 litre
- Sauce barbecue - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d’olive - 1 litre
- Mélange d’épices - 3 sachets
- Brownies - 80 pièces
- Mini muffins - 80 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crème chantilly - 2 liter
- Sauce dessert - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons de nettoyage - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez la vaisselle pour chaque participant attendu, puis ajoutez environ 10 % de marge : pour 50 personnes, comptez par exemple 55 assiettes, verres et couverts.
Pour le café, préparez au moins une tasse par personne et gardez 10 à 15 tasses supplémentaires pour les intervenants et les seconds services. Les thermos doivent être remplis juste avant l’accueil.
Réservez les tables de buffet et les plateaux de service au plus tard une semaine avant la journée. Sans cet espace, les plats, carafes et boissons s’accumulent rapidement sur la table d’inscription.
Préparez les badges nominatifs et les dossiers d’information 2 à 3 jours avant l’événement, puis classez-les dans l’ordre alphabétique. Gardez une dizaine de badges vierges pour les inscriptions tardives.
Testez l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les adaptateurs, les câbles et la lisibilité des présentations avant l’arrivée des sponsors.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une journée des sponsors ?: Comptez une unité par participant et par service, avec une marge de 10 %. Pour 50 inscrits, prévoyez donc environ 55 assiettes, verres, tasses et couverts, en distinguant le dîner et le dessert.
Combien de boissons acheter pour une journée des sponsors ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafes et prévoyez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil.
Quand préparer les badges et les dossiers d’information ?: Imprimez-les 2 à 3 jours avant la journée, après la confirmation des inscriptions. Conservez 10 % de badges vierges et quelques dossiers supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Quand tester le vidéoprojecteur et les présentations ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture du lieu. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les câbles, les adaptateurs et chaque présentation avec le format d’écran utilisé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.