Sponsoravond organiseren: checklist en planning

Een sponsoravond vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en een buffet. Je moet aanmeldingen, dieetwensen en sprekers tijdig vastleggen, terwijl zaal, catering en techniek op elkaar aansluiten. Begin met de sponsorlijst en werk daarna naar een duidelijke deadline voor bevestigingen, bestellingen en opbouw. Reserveer op de dag zelf voldoende tijd voor het testen van laptop, beamer, microfoons en speakers. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sponsorlijst controleren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma uitwerken
2 personen
Sprekers bevestigen
Catering bestellen
Locatie reserveren
Apparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Indeling zaal uitwerken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Zaalvloer controleren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Versiering ophangen
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Licht en muziek instellen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Catering controleren
2 personen

Event

Inloop begeleiden
3 personen
Gasten registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Naamkaartjes weggooien
Facturen verzamelen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbordenaantal 12
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Schaaltangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Directiekabelsaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Maak de uitnodigingen pas definitief nadat het programma, de sprekers en de locatie zijn bevestigd. Vermeld een uiterste aanmelddatum van ongeveer 10 tot 14 dagen voor de sponsoravond, zodat catering en naamkaartjes op tijd kunnen worden geregeld.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en zet ze uiterlijk 7 dagen vooraf door naar de catering. Houd de definitieve aantallen en bijzondere maaltijden apart bij, zodat ze bij het buffet herkenbaar zijn.
Plan de zaalindeling vóór je tafels en stoelen plaatst. Reserveer ruimte voor een ontvangsttafel, buffettafels, het projectiescherm en voldoende loopruimte tussen buffet en zitplaatsen.
Test de volledige presentatie minimaal 2 uur vóór ontvangst: laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, speakers, directiekabels, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer ook een reserveaansluiting voordat gasten binnenkomen.
Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang gekoeld en maak naamkaartjes niet eerder dan nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Leg daarnaast servies, bestek, koffiekopjes en serveermateriaal per onderdeel van het buffet klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsoravond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de sponsorlijst, locatie en uitnodigingen. Bevestig sprekers en catering uiterlijk 2 weken vóór de avond, zodat wijzigingen nog haalbaar zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een sponsoravond versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef genodigden 10 tot 14 dagen om te reageren en stuur daarna een bevestiging met programma, locatie en eventuele dieetregistratie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een sponsoravond?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, versiering en materialen. Trek daar nog minstens 2 uur vóór ontvangst van af voor het testen van presentatie en geluidsinstallatie.
Wanneer moet ik de catering voor een sponsoravond bestellen?: Bestel de catering zodra de locatie en het verwachte aantal gasten bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de avond door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.