Checklist para organizar una noche de patrocinadores

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 5 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, dietas y número de plazas del catering.
• Cierra el programa y confirma a los ponentes como mínimo 10 días antes. Prepara también la presentación en el portátil y prueba proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables y regletas antes de que lleguen los invitados.
• Calcula la distribución de la sala con una mesa de recepción, mesas de invitados y una zona separada para el buffet. Comprueba el suelo antes de montar y deja pasillos de al menos 1 metro para circular con facilidad.
• Prepara las tarjetas con nombres y colócalas cuando las mesas ya estén montadas. Haz una comprobación final de la lista de patrocinadores en recepción para evitar que falte una persona o se entregue una tarjeta equivocada.
• Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y prepara los aperitivos cerca del inicio, no la noche anterior. Revisa además que haya vajilla para la cena y el postre, vasos de agua, copas de vino, cubiertos y suficientes tazas, termos y máquinas de café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de patrocinadores?

Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja cerrados el catering, el programa y los ponentes al menos 10 días antes.

¿Cuándo debo cerrar la lista de asistentes y las preferencias dietéticas?

Fija el cierre de inscripciones 5 días antes de la noche de patrocinadores. Confirma después el número final con el catering y revisa cada preferencia dietética antes de preparar el buffet.

¿Cuándo se debe probar el equipo audiovisual?

Haz una primera prueba entre 3 y 5 días antes y repítela el mismo día, antes del montaje definitivo. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y todos los cables.

¿Cuándo hay que montar la sala y enfriar las bebidas?

Monta mesas, sillas, buffet, decoración y recepción el mismo día, con 3 o 4 horas de margen. Pon las bebidas a enfriar al menos 4 horas antes y prepara los aperitivos lo más cerca posible de la recepción.

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