Sponsorenabend organisieren: die praktische Checkliste
Ein Sponsorenabend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Gäste müssen rechtzeitig eingeladen, Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst und Referenten bestätigt werden. Plane außerdem Catering, Raumaufteilung und Technik so, dass am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss. Besonders häufig fehlen Namensschilder, gekühlte Getränke oder getestete Mikrofone. Diese Checkliste führt dich von der Gästeliste bis zum fertigen Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Sponsorenliste prüfen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Programm ausarbeiten
2 Personen
Referenten bestätigen
Catering bestellen
Location reservieren
Geräte testen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien bereitstellen
2 Personen
Saalboden kontrollieren
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
Dekoration aufhängen
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Licht und Musik einstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Catering prüfen
2 Personen
Event
Einlass betreuen
3 Personen
Gäste registrieren
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Programm ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Diätgerichte servieren
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Preisverleihung betreuen
2 Personen
Networking begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verstauen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Geräte aufräumen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Namensschilder wegwerfen
Rechnungen sammeln
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- DesserttellerAnz. 75
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertellerAnz. 12
- SchälchenAnz. 16
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- SchöpflöffelAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteuerkabelAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 80
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 70
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- TischlampenAnz. 8
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Tipps
- Prüfe die Sponsorenliste zuerst und verschicke die Einladungen frühzeitig. Plane mindestens 14 Tage für Rückmeldungen ein, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch an das Catering weitergeben kannst.
- Bestätige Referenten und Programm spätestens 7 Tage vor dem Sponsorenabend. Bereite die Präsentation zusätzlich auf dem Laptop vor und teste Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass.
- Plane den Raum nach Ablauf: Empfangstisch am Eingang, Sitzplätze für alle angemeldeten Gäste und separate Buffetische. Lege Namensschilder mindestens am Vortag alphabetisch bereit, statt sie während des Empfangs zu schreiben.
- Kühle Getränke früh genug und rechne für den Empfang mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person. Stelle Wassergläser, Weingläser, Teller, Besteck und Serviergeschirr vollständig am Buffet bereit.
- Baue Tische, Stühle, Buffet, Beschallungsanlage und Dekoration am Veranstaltungstag mit mindestens 2 Stunden Reserve auf. Kontrolliere außerdem den Saalboden und sichere Verlängerungs- und Steuerkabel, bevor Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Sponsorenabend einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder planbar sind.
- Wann muss das Catering für einen Sponsorenabend bestellt werden?
- Bestelle das Catering spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Abend. Die endgültige Gästezahl und besondere Ernährungswünsche solltest du 5 bis 7 Tage vorher bestätigen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Sponsorenabend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Technik, Präsentation und Dekoration ein. Für einen Funktionstest von Beamer, Mikrofonen und Lautsprechern solltest du zusätzlich 30 Minuten vorsehen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Sponsorenabend?
- Rechne für den Empfang mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person und zusätzlich 2 bis 3 Getränken pro Gast in der ersten Stunde. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn gekühlt bereitstehen.
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