Speurtochtpicknick organiseren: checklist en planning

Een speurtochtpicknick vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: de route met opdrachten en de picknick erna of tussendoor. Reserveer eerst het park en controleer de route op locatie, voordat je kaarten en clue-enveloppen maakt. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmeldingen en deel route en weersverwachting vooraf. Op de dag zelf draait veel om gekoeld eten, duidelijke teams en materiaal dat droog en compleet blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parklocatie reserveren
Speurtochtgebied vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route op locatie controleren
2 personen
Speurtochtopdrachten schrijven
2 personen
Speurtochtkaarten ontwerpen
Speurtochtmateriaal drukken
Teams samenstellen
Route en weersverwachting delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
Salades en snacks klaarmaken
3 personen
Clue-enveloppen vullen
2 personen
Prijzen en materialen inpakken
2 personen
Telefoons en speaker opladen
Auto's en transport inladen
3 personen
Picknickplek vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Picknickkleden uitleggen
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Speurtochtposten markeren
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams en route uitleggen
2 personen
Speurtochtgroepen laten starten
3 personen
Speurtochtposten controleren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en hapjes serveren
4 personen
Vegetarische maaltijden markeren
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Speurtochtwinnaar bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Buitenverlichting inschakelen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Buffet en drankentafel leeghalen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Speurtochtposten verwijderen
3 personen
Versiering en verlichting afhalen
2 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel veilig bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Inklapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Megafon
Waterdichte opbergboxenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Stopwatchesaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Menubordenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Handveger en blikaantal 2
Eerstehulpset

Speurtochtmateriaal

Routekaartenaantal 15
Opdrachtkaartenaantal 60
Enveloppenaantal 60
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 6

Catering

Serveerbladenaantal 6
Voorraadkrattenaantal 8
Afsluitbare voedselbakkenaantal 12
Waterkannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Theefilterhouderaantal 2
Suikerpottenaantal 2
Melkkannetjesaantal 4
Koeltas voor dieetproductenaantal 2
Tafelbordjesaantal 6
Drankkrattenaantal 6
Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal één week vooraf op wegwerkzaamheden, modder en bereikbaarheid. Kies per team een herkenbaar startpunt en neem pionnen of vlaggen mee om lastige overgangen aan te geven.
Plan opdrachten op basis van de beschikbare tijd: reken ongeveer 10 tot 15 minuten per opdracht en houd minstens 20 minuten speling voor zoeken, uitleg en een omweg.
Maak clue-enveloppen per team en berg kaarten, touw, stopwatches en ander speurtochtmateriaal op in waterdichte opbergboxen. Neem een extra set kaarten mee voor verlies of regen.
Koelboxen werken pas goed als je ze vlak voor vertrek vult met gekoelde producten en voldoende koelelementen. Bereid broodjes, wraps, salades en snacks zo veel mogelijk de avond ervoor en houd rauwe en bereide producten gescheiden.
Laad telefoons, de speaker en powerbanks volledig op en wijs één persoon aan voor tijd en communicatie. Leg tafels, stoelen, kleden en de buffet- en drankentafel pas op locatie klaar nadat de route en het weer opnieuw zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtochtpicknick organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de parkreservering, uitnodigingen en het speurtochtgebied. Maak opdrachten en kaarten uiterlijk 1 week voor de picknick definitief, zodat er nog tijd is voor een routecontrole en materiaalcheck.
Hoeveel opdrachten heb je nodig voor een speurtochtpicknick?: Plan gemiddeld 1 opdracht per 10 tot 15 minuten looptijd. Voor een speurtocht van 90 minuten kom je dus uit op ongeveer 6 tot 8 opdrachten, plus 20 minuten speling voor uitleg, zoeken en vertraging.
Wanneer moet ik het eten voor een speurtochtpicknick klaarmaken?: Was groenten en fruit en bereid salades, snacks, broodjes en wraps bij voorkeur de avond ervoor. Vul de koelboxen pas op de dag zelf, ongeveer 30 tot 60 minuten voordat je vertrekt.
Wat neem je mee naar een speurtochtpicknick bij regen?: Berg kaarten, clue-enveloppen en kleine materialen in waterdichte opbergboxen en neem per team minstens één reservekaart mee. Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw 2 tot 3 uur voor vertrek; bepaal dan of route en picknickplek nog bruikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.