Zo organiseer je een speurtochtpicknick

Begin met de plek en de route, niet met de broodjes. Reserveer het park, leg het speurtochtgebied vast en controleer de route op locatie voordat je opdrachten en kaarten maakt. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, deel deelnemers in teams in en bereid de picknick en clue-enveloppen parallel voor. Op de dag zelf draait alles om overzicht: materiaal per team, gekoeld eten en drinken, opgeladen telefoons en een korte uitleg voordat iedereen vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parklocatie reserveren
2
Speurtochtgebied vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Route op locatie controleren
2 personen
7
Speurtochtopdrachten schrijven
2 personen
8
Speurtochtkaarten ontwerpen
9
Speurtochtmateriaal drukken
10
Teams samenstellen
11
Route en weersverwachting delen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Groenten en fruit wassen
2 personen
16
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
17
Salades en snacks klaarmaken
3 personen
18
Clue-enveloppen vullen
2 personen
19
Prijzen en materialen inpakken
2 personen
20
Telefoons en speaker opladen
21
Auto's en transport inladen
3 personen
22
Picknickplek vrijmaken
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Picknickkleden uitleggen
2 personen
25
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Speurtochtposten markeren
3 personen
28
Veiligheidsmateriaal klaarzetten

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Teams en route uitleggen
2 personen
31
Speurtochtgroepen laten starten
3 personen
32
Speurtochtposten controleren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet en hapjes serveren
4 personen
35
Vegetarische maaltijden markeren
36
Servies en bestek aanvullen
2 personen
37
Speurtochtwinnaar bekendmaken
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Buitenverlichting inschakelen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Buffet en drankentafel leeghalen
3 personen
42
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
43
Speurtochtposten verwijderen
3 personen
44
Versiering en verlichting afhalen
2 personen
45
Servies en materialen afwassen
3 personen
46
Locatie schoon opleveren
3 personen
47
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voedsel veilig bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Inklapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Megafon
Waterdichte opbergboxenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Stopwatchesaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Menubordenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Handveger en blikaantal 2
Eerstehulpset

Speurtochtmateriaal

Routekaartenaantal 15
Opdrachtkaartenaantal 60
Enveloppenaantal 60
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 6

Catering

Serveerbladenaantal 6
Voorraadkrattenaantal 8
Afsluitbare voedselbakkenaantal 12
Waterkannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Theefilterhouderaantal 2
Suikerpottenaantal 2
Melkkannetjesaantal 4
Koeltas voor dieetproductenaantal 2
Tafelbordjesaantal 6
Drankkrattenaantal 6
Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens één keer zelf op locatie. Let op wegwerkzaamheden, onduidelijke kruisingen en plekken waar clue-enveloppen niet droog kunnen blijven; bewaar opdrachten in waterdichte opbergboxen.
Maak de teams pas nadat de aanmeldingen binnen zijn en noteer per team een contactpersoon. Leg route, weersverwachting en starttijd uiterlijk 24 uur vooraf vast in één bericht.
Bereid gekoelde onderdelen op de dag zelf voor en vul de koelboxen vlak voor vertrek met koelelementen. Was groenten en fruit vooraf en houd dieetwensen apart gelabeld bij de broodjes, wraps en salades.
Pak per team een vaste set in: kaarten, clue-enveloppen en benodigdheden zoals pionnen, touw en een stopwatch. Neem daarnaast een reservepakket mee; zoekgeraakte materialen merk je meestal pas na de start.
Plan vóór de speurtocht tijd voor de picknickopstelling. Reken op extra tijd voor tafels, stoelen, kleden, buffet en drankentafel, en laad speaker, telefoons en powerbanks de avond ervoor volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een speurtochtpicknick?: Plan meestal 3 tot 4 uur: ongeveer 60 tot 90 minuten voor de speurtocht, gevolgd door 1,5 tot 2 uur picknicken. Reserveer daarnaast minstens 45 minuten voor opbouwen en 30 minuten voor opruimen.
Wanneer moet je een speurtochtpicknick organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met het park, het gebied en de uitnodigingen. Controleer de route en maak de opdrachten uiterlijk 1 week van tevoren; druk de kaarten en vul de clue-enveloppen in de laatste 2 tot 3 dagen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een speurtochtpicknick?: Reken per volwassene op 2 tot 3 broodjes of wraps, een portie salade of snacks en minimaal 1 liter drinken voor 3 tot 4 uur buiten. Neem per persoon nog 0,5 liter extra mee bij warm weer of een lange route.
Wat doe je bij regen tijdens een speurtochtpicknick?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bepaal dan of je inkort, verplaatst of afzegt. Bescherm kaarten en opdrachten met waterdichte opbergboxen en houd een binnenlocatie of alternatieve datum achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.