Zo organiseer je een speurtocht zonder losse eindjes

Een goede speurtocht begint niet met opdrachten schrijven, maar met een haalbare route en een duidelijke startlocatie. Test de route vooraf, bepaal hoeveel teams meedoen en werk daarna de opdrachtpunten, spelregels en routebeschrijvingen uit. Verzamel dieetwensen op tijd en stuur deelnemers vlak voor de dag één overzicht met starttijd, kledingadvies en route-informatie. Op de dag zelf draait alles om voorbereiding: teamzakken, routekaarten, materialen, bewegwijzering en een controle van elk opdrachtpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Route en thema bepalen
2 personen
3
Route vooraf testen
2 personen
4
Opdrachtpunten vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst definitief maken
9
Teams en teamleiders indelen
2 personen
10
Spelregels uitschrijven
11
Opdrachten en antwoorden maken
3 personen
12
Routebeschrijvingen uitwerken
2 personen
13
Materialen en drukwerk bestellen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers laatste informatie sturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Opdrachten en routekaarten printen
2 personen
18
Teamzakken samenstellen
3 personen

Event

19
Locatie en route controleren
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
23
Opdrachtpunten klaarzetten
6 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes en dranktafel klaarmaken
3 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen
27
Deelnemers registreren
3 personen
28
Spelregels en route uitleggen
2 personen
29
Teams laten starten
3 personen
30
Opdrachtpunten bemannen
6 personen
31
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
32
Aankomst en antwoorden registreren
3 personen
33
Scores controleren
2 personen
34
Winnaars bekendmaken
2 personen
35
Prijsjes uitdelen
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
4 personen
37
Tenten, tafels en stoelen afbreken
5 personen
38
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Geleende materialen retourneren
2 personen
41
Gevonden voorwerpen afhandelen
42
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkleedklemmenaantal 24

Spelmateriaal

Teamrugzakkenaantal 10
Opdrachtmappenaantal 10
Waterdichte enveloppenaantal 40
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 6
Touwaantal 3
Balaantal 4

Papierwaren

Routekaartenaantal 50
Antwoordformulierenaantal 50
Pennenaantal 60
Stiftenaantal 24
Klembordenaantal 12
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4

Decoratie

Start- en finishbordaantal 2
Vlaggenlijnaantal 6
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
EHBO-doos

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3

Tips

Test de volledige route minstens één week vooraf op looptijd, bereikbaarheid en veiligheid. Controleer ook of pijlborden, waterdichte enveloppen en opdrachtpunten op de geplande plekken mogen staan.
Maak teams pas definitief nadat de aanmeldingen binnen zijn. Geef elk team een teamleider, een teamrugzak, routekaarten, antwoordformulieren, pennen en een klembord.
Schrijf spelregels zo uit dat discussie onderweg niet nodig is: noteer de startvolgorde, maximale tijd per opdracht, puntentelling en wat er gebeurt bij een fout antwoord.
Print routekaarten en opdrachten uiterlijk één dag vooraf en maak per team een complete set. Leg reserve-exemplaren, stiften, plakband, schaar en extra pennen apart voor onverwachte schade of verlies.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf. Zet partytenten en verlichting klaar bij de start en finish, zorg voor koelboxen met drinken en laat teamleiders weten waar de EHBO-doos en eventuele zaklampen liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer eerst de startlocatie, bepaal de route en test die uiterlijk 1 week voor de speurtocht.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Plan voor een speurtocht van ongeveer 2 uur meestal 6 tot 10 opdrachtpunten. Reken per punt op 8 tot 15 minuten, inclusief lopen, uitleg en antwoorden noteren.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een speurtocht versturen?: Stuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de speurtocht. Zo houd je tijd over om teams, dieetwensen en materialen definitief te maken.
Wat moet ik de deelnemers vlak voor de speurtocht sturen?: Stuur 2 tot 3 dagen vooraf de starttijd, startlocatie, verwachte duur, kledingadvies en informatie over het weer. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen en wie ze bij vertraging kunnen bellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.