Cómo organizar una búsqueda del tesoro paso a paso

Una búsqueda del tesoro funciona mejor cuando la ruta, las pruebas y los equipos se preparan como un solo recorrido. Empieza reservando el punto de salida y definiendo el tema; después prueba la ruta completa antes de invitar a nadie. Cuando cierres la lista, asigna equipos, prepara las respuestas y entrega a cada grupo su mochila, mapa y hojas de respuesta. El último día concentra la revisión del lugar, el montaje y la información práctica para los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la ubicación de salida
2
Definir ruta y tema
2 personas
3
Probar la ruta previamente
2 personas
4
Registrar los puntos de la tarea
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Cerrar la lista de participantes
9
Asignar equipos y capitanes de equipo
2 personas
10
Redactar las reglas del juego
11
Crear las actividades y respuestas
3 personas
12
Elaborar descripciones de ruta
2 personas
13
Pedir materiales e impresos
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Enviar la última información a los participantes
16
Hacer la compra
2 personas
17
Imprimir las tareas y las tarjetas de ruta
2 personas
18
Preparar las bolsas del equipo
3 personas

Evento

19
Comprobar el lugar y la ruta
3 personas
20
Colocar mesas y sillas
4 personas
21
Montar carpas
4 personas
22
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
23
Preparar los puntos de la actividad
6 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar la mesa de aperitivos y bebidas
3 personas
26
Instruir a los voluntarios
2 personas
27
Registrar a los participantes
3 personas
28
Explicar las reglas del juego y la ruta
2 personas
29
Hacer que los equipos empiecen
3 personas
30
Atender los puntos de la actividad
6 personas
31
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
32
Registrar la llegada y las respuestas
3 personas
33
Comprobar puntuaciones
2 personas
34
Anunciar a los ganadores
2 personas
35
Repartir premios
2 personas

Seguimiento

36
Reunir los materiales
4 personas
37
Desmontar las tiendas, mesas y sillas
5 personas
38
Clasificar y retirar residuos
3 personas
39
Limpiar el lugar
3 personas
40
Devolver el material prestado
2 personas
41
Gestionar objetos perdidos
42
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 50
Pinzas para mantelescant. 24

Material de juego

Mochilas del equipocant. 10
Carpetas de encargocant. 10
Sobres impermeablescant. 40
Conoscant. 30
Aroscant. 6
Cuerdacant. 3
Pelotacant. 4

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 50
Hojas de respuestacant. 50
Bolígrafoscant. 60
Rotuladorescant. 24
Portapapelescant. 12
Papel de impresióncant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4

Decoración

Cartel de salida y metacant. 2
Guirnalda de banderinescant. 6
Carteles direccionalescant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Equipo

Megáfono
Baterías externascant. 4

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 8
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platos reutilizablescant. 60
Cubiertos reutilizablescant. 60

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuencos de serviciocant. 8
Cucharones de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3

Consejos

Prueba la ruta completa al menos 7 días antes y mide el tiempo entre puntos. Comprueba que los sobres impermeables, carteles direccionales y pruebas siguen visibles y que no hay tramos bloqueados.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes. Con el número definitivo puedes formar equipos, nombrar capitanes, preparar las mochilas y comprar bebidas y aperitivos sin improvisar cantidades.
Entrega las reglas y la información final 24 horas antes. Incluye la hora exacta de salida, qué llevar, cómo funcionan las respuestas y un teléfono de contacto; así no tendrás que explicar lo mismo a cada equipo.
Prepara una bolsa por equipo y revisa cada una con una lista: mapa de ruta, portapapeles, bolígrafos, hojas de respuesta y material de las actividades. Hazlo el día anterior, no durante el montaje.
Reserva al menos 2 horas para el montaje y la comprobación final. Coloca primero las carpas, mesas y sillas; después señaliza la salida y la meta, prepara los puntos de actividad, enfría las bebidas y revisa el pronóstico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?: Empieza 3 o 4 semanas antes para reservar la salida, definir la ruta, crear las pruebas y enviar las invitaciones. Deja la prueba completa de la ruta para 7 días antes y cierra los participantes entre 5 y 7 días antes.
¿Cuánto dura una búsqueda del tesoro?: Calcula entre 2 y 3 horas para la actividad, según la distancia y el número de pruebas. Añade 30 minutos para recibir a los participantes y explicar las reglas, y reserva otros 30 minutos para la llegada y la corrección de respuestas.
¿Cuántas personas debe tener cada equipo?: Un equipo de 4 a 6 personas suele ser manejable para leer mapas, resolver respuestas y completar pruebas físicas. Nombra un capitán por equipo y prepara una mochila, un mapa y una hoja de respuestas para cada grupo.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior imprime las tareas y tarjetas de ruta, prepara las bolsas de equipo, confirma el pronóstico y revisa el lugar y el recorrido. También conviene dejar listas las bebidas en las neveras y enviar la última información 24 horas antes.

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